FATTURAZIONE ELETTRONICA [HELP DESK – ONDA IQ]


FAQ

Le risposte alle domande più frequenti.

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Gli ``how to`` per gestire la fatturazione elettronica con OndaiQ.

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Come gestire le fasi della fattura elettronica con OndaiQ.



FAQ

Controlli sui parametri “Cliente B2B” in anagrafica cliente e sezione iva “fatturazione elettronica”

All’interno del gestionale sono presenti due flag, uno sull’anagrafica cliente e uno sul sezionale iva che permettono di implementare ulteriori controlli sia sull’anagrafica che in fase di salvataggio documento.

Questi controlli avvisano l’utente qualora ci sia un’incongruenza tra i due parametri in modo da evitare di usare un sezionale di fatturazione elettronica su un cliente per il quale non si emettono documenti elettronici (es clienti esteri piuttosto che soggetti ai minimi o regime forfettario per i quali non è prevista fatturazione elettronica).

Telematico Digitale non effettua comunque nessun filtro su questi due parametri pertanto qualora l’utente non li voglia gestire verranno elaborati sia i documenti per clienti con attivo/disattivo sia il flag anagrafico che quello del sezionale iva. In questo caso sarà onere totale dell’utente agire opportunamente sui filtri di telematico (usando ad esempio i filtri per sezionale, anagrafica, categoria anagrafica) per evitare di trasmettere (e archiviare in modo sostituivo) documenti che non dovrebbero essere gestiti elettronicamente.

Allo stesso modo sarà onere dell’utente verificare (qualora entrambi i flag non siano gestiti e quindi sempre disattivi) che il sezionale utilizzato sul documento sia sempre quello corretto.

Vediamo comunque i controlli presenti:

  • Nel caso in cui il cliente abbia il flag anagrafico “soggetto B2B” attivo, ma in anagrafica o sul documento sia stato indicato un sezionale iva senza il flag “sezionale fatturazione elettronica” viene segnalato il messaggio: “Il Sezionale Vendita indicato non è idoneo alla fatturazione elettronica, per il cliente.”
  • Nel caso in cui il cliente non abbia il flag anagrafico “soggetto B2B” attivo, ma in anagrafica o sul documento sia stato indicato un sezionale iva con il flag “sezionale fatturazione elettronica” viene segnalato il messaggio: “Il Sezionale Vendita indicato è idoneo alla fatturazione elettronica

Quali operazioni compie il Sistema di Interscambio (SDI) quando riceve una fattura?

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate attraverso il SDI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, quando vengono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura.

I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni (quando è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento).

I controlli che esegue lo Sdi sulla fattura elettronica

  • verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), in generale,
    • gli estremi identificativi del fornitore e del cliente;
    • il numero e data della fattura;
    • la descrizione della natura;
    • quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
    • l’imponibile;
    • l’aliquota;
    • l’Iva.
  • verifica che i seguenti valori siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria:
    • partita Iva del fornitore (cedente/prestatore)
    • partita Iva o del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) .
  • verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario».
  • verifica che ci sia coerenza tra i valori:
    • dell’imponibile;
    • dell’aliquota;
    • dell’Iva. (Ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).

ATTENZIONE
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma. Il SdI controlla inoltre che il file della stessa fattura elettronica non sia stato già inviato (duplicato).

Una volta inviato il documento XML (fattura elettronica) al Cliente, che stati può assumere?

Quando invii i documenti in formato XML ai Clienti puoi vedere lo stato del documento che colorerà il record secondo la legenda evidenziata nella parte bassa della maschera. In seguito gli stati che può assumere il documento inviato:

  • Generato: per il documento è stato generato il file XML (lo stato viene aggiornato generando il file XML da telematico Digitale)
  • Da rigenerare: per il documento è stato generato il file XML e successivamente è stato modificato. Questo stato avvisa l’utente che il file XML generato per il documento potrebbe essere differente rispetto al documento salvato sul gestionale e pertanto si consiglia di rigenerare il file prima di trasmetterlo a SDI.
  • Inviato: il documento è stato inviato a SDI (lo stato viene aggiornato effettuando la trasmissione del documento a SDI). Entro 5 giorni lo SDI controllerà il file, lo consegnerà al cliente ed emetterà una ricevuta di consegna. Occorre controllare la sezione “Ricevute” del Telematico per verificare l’esito della consegna della fattura (ricevuta di consegna, mancata consegna o scarto).
  • Scartato: il documento, una volta inviato a SDI, non ha superato i controlli formali e quindi è stato scartato (lo stato viene aggiornato importando all’interno del gestionale le notifiche presenti su telematico digitale).
    La fattura si considera non emessa e quindi deve essere ritrasmesso il Documento.

    • Accedi a Telematico digitale e apri “Ricevute”.
    • Clicca su “Importa ricevute” per importare le ricevute dello SDI, in OndaiQ.
    • Accedi ad OndaiQ e modifica la fattura (“Operatività”/ “Vendite” / ” Fatture emesse”).
    • Accedi a Telematico digitale “Fatturazione Elettronica Attiva”, per ritrasmettere il Documento.
    • Seleziona la fattura da ritrasmettere e clicca su “Genera XML” e poi su “Trasmetti”.
  • Consegnato: il documento, una volta inviato a SDI, è stato consegnato al cliente (lo stato viene aggiornato importando all’interno del gestionale le notifiche presenti su telematico digitale)
  • Mancata consegna: il documento, una volta inviato a SDI, non è stato consegnato al cliente, magari causa @pec piena (lo stato viene aggiornato importando all’interno del gestionale le notifiche presenti su telematico digitale). La fattura si considera emessa, occorre  avvisare il cliente che il documento è stato inviato ed è presente nell’area Consultazione “Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
    Questo messaggio si ripresenta anche nel caso di fatture B2C (verso il consumatore finale), in cui non occorre ritrasmettere il Documento.

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Come posso visualizzare lo stato dei documenti che ho emesso?

  1. Accedi a Telematico Digitale;
  2. richiama la maschera “Ricevute“;
  3. imposta i Filtri indicando il “Tipo di ricevuta” e il periodo di elaborazione corretto e clicca “aggiorna”;
  4. le notifiche ti verranno mostrate in griglia in base ai filtri impostati.
    Verranno mostrate le informazioni principali quali l’esito positivo/negativo della notifica (scartato, consegnato, mancata consegna) e i dati principali della trasmissione del documento cui si riferisce (data trasmissione, numero documenti, data, partita iva, totale documento, id doc, nome file);
  5. selezionale con il doppio click sulla griglia o con il bottone “visualizza ricevuta”, in questo modo potrai vedere le informazioni della notifica, salvarle manualmente o procedere alla loro stampa.
  6. infine clicca su importa in gestionale in questo modo la notifica verrà agganciata al documento inviato in modo da poterla consultare in qualunque momento. Lo stato del Documento si aggiornerà sul Telematico e sul software gestionale.

Una volta inviato il documento, SDI procede ad effettuare i controlli formali sul file e, nel caso di errori, ti verrà inviata una notifica di scarto entro 5 giorni dalla data di emissione.
In questo caso dovranno essere sistemati eventuali problemi (ad esempio firma scaduta, nome del file non corretto etc), il file dovrà essere rigenerato e ritrasmesso a SDI. Non sarà necessario modificare il numero di documento perché nonostante venga ritrasmesso un documento con numero precedente a quelli già inviati la data di riferimento sarà sempre la data (e il numero) presenti all’interno del file XML. Il documento per il quale si riceve una notifica di scarto si considera “non emesso”.

Nel caso in cui non si riceva alcuna notifica di scarto il documento si considera emesso e riceverai o una notifica di consegna se il documento viene correttamente consegnato al tuo cliente, o di mancata consegna nel caso in cui SDI non sia riuscito a recapitare il documento (ad esempio perché il cliente ha la mail pec piena). In entrambi questi ultimo due casi il documento si considera emesso.

Come mi devo comportare nel caso di notifica di "scarto" da parte dello SDI?

Quando trasmetti il documento XML, SDI procede ad effettuare i controlli formali sul file e, nel caso di errori, ti verrà inviata una notifica di scarto entro 5 giorni dalla data di emissione. In questo caso dovranno essere sistemati eventuali problemi (ad esempio firma scaduta, nome del file non corretto etc), il file dovrà:

  • essere rigenerato;
  • ritrasmesso a SDI.

Non sarà necessario modificare il numero di documento perché la data di riferimento sarà sempre la data (e il numero) presenti all’interno del file XML. Il documento per il quale si riceve una notifica di scarto si considera “non emesso”.

Modifica documento con XML con stato “generato”

Qualora l’utente entri in modifica della fattura/nota di credito dopo aver già generato il file XML la procedura avvisa l’utente col messaggio “Attenzione! Per il documento è già stato generato un file XML. Per evitare incongruenze si consiglia, una volta effettuata la modifica, di rigenerare il file”.

Oltre al messaggio, lo stato del documento passerà da “generato” a “da rigenerare”. Il messaggio e la modifica dello stato avvisano quindi l’utente che sarebbe meglio rigenerare il file XML prima di trasmettere il documento a SDI (i documenti con stato “da rigenerare non possono essere infatti trasmessi). Questo per evitare che il documento che viene inviato a SDI sia differente rispetto a quello registrato all’interno del gestionale (la modifica post generazione potrebbe aver infatti variato informazioni molto importanti quali importi, condizioni di pagamento, righe documento etc).

Modifica documento con XML con stato “scartato”

Il documento, una volta inviato a SDI, non ha superato i controlli formali e quindi è stato scartato (lo stato viene aggiornato importando all’interno del gestionale le notifiche presenti su Telematico digitale).
La fattura si considera non emessa e quindi deve essere ritrasmesso il Documento:

  • Accedi a Telematico digitale e apri “Ricevute”.
  • Clicca su “Importa ricevute” per importare le ricevute dello SDI, in OndaiQ.
  • Accedi ad OndaiQ e modifica la fattura (“Operatività”/ “Vendite” / ” Fatture emesse”).
  • Accedi a Telematico digitale “Fatturazione Elettronica Attiva”, per ritrasmettere il Documento.
  • Seleziona la fattura da ritrasmettere e clicca su “Genera XML” e poi su “Trasmetti”.

Come ricevere le fatture elettroniche passive dai miei fornitori direttamente su Telematico digitale procedendo manualmente alla registrazione dei documenti sul gestionale?

Ricordati di aver registrato all’indirizzo telematico sul sito dell’AdE il nostro codice destinatario, in questo modo tutte le fatture e note di credito elettroniche inviate dai tuoi fornitori verranno recapitate nel nostro HUB.

  1. Accedi a Telematico Digitale.
  2. Richiama la maschera Fatturazione elettronica passiva.
  3. Clicca sul bottone “Scarica Documenti” presente sulla toolbar verrà aperta una maschera che ti chiederà se vuoi effettuare il download dei documenti presenti sull’HUB, confermando la scelta i documenti verranno mostrati sulla griglia.
    I documenti passivi verranno mostrati sulla griglia riepilogando le informazioni principali come la ragione sociale del fornitore e i dati di testa del documento quali data doc, numero doc, totale etc. Nel caso il fornitore non sia censito dentro il gestionale verrà attivato il flag di “fornitore assente” per avvisare l’utente che oltre che registrare il documento dovrà essere registrato anche il fornitore (il controllo viene fatto per partita iva). Inoltre se presente l’allegato verrà segnalato.
  4. Con il tasto destro del mouse potrai accedere alla visualizzazione della fattura elettronica e del suo allegato (se presente) in questo modo l’utente potrà procedere alla sua registrazione manuale del documento (e dell’eventuale anagrafica) se non si vuole utilizzare la procedura di importazione automatica presente all’interno del Gestionale. Ricordati che la data competenza Iva deve essere uguale alla data di ricezione del file XML.
  5. Infine seleziona i documenti per i quali hai provveduto a fare la registrazione manuale e clicca sul bottone “marca documento come registrato” in questo modo la procedura provvederà ad eliminarli dalla griglia in quanto già registrati all’interno del gestionale. Puoi procedere alla selezione manuale dei documenti cliccando sull’apposito riquadro a sinistra del record oppure utilizzando il bottone di seleziona tutto.

Come posso visualizzare e stampare le Fatture elettroniche passive?

  1. Accedi a Telematico Digitale.
  2. Apri la maschera “Fatturazione Elettronica Passiva”.
  3. Seleziona il periodo e fai click sulla voce “Scarica Doc.”.
  4. Seleziona la fattura da stampare.
  5. Fai click con il tasto destro del mouse e seleziona “Visualizza XML”.
  6. Clicca sul tasto “Stampa” in alto a sinistra.

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Hub Digitale: la soluzione per la Fatturazione Elettronica

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Tel: 0382.496814
Email: gestionale@atcservice.it