Telematico Digitale: come generare il file XML e inviarlo a SDI

Una volta che il documento è stato registrato all’interno del gestionale iQ, è possibile generare il file XML e trasmetterlo a SDI.

SDI consegnerà la fattura/nota di credito al cliente al suo indirizzo telematico. Tale operazione avviene accedendo al software Telematico Digitale e richiamando al suo interno la maschera di “Fatturazione Elettronica Attiva”.

generazione xml e invio a sdi

Dettagli maschera

La maschera si compone di una prima scheda di filtri per circoscrivere i documenti da visualizzare nella fase di selezione per i quali si vorrà generare il file XML, trasmetterlo a SDI o consultare solamente lo stato del documento.

L’utente dovrà indicare obbligatoriamente il periodo e il tipo di elaborazione (Clienti B2B). Verranno visualizzati tutti i documenti che rientrando nella selezione di date indicate, che non sono PA e che non hanno attivo il flag “escludi da trasmissione dati fatture”. Sarà poi possibile circoscrivere la ricerca per:

  • specifica anagrafica;
  • categoria anagrafica;
  • numero documento;
  • sezionale iva.

Sempre da questa scheda sarà possibile escludere le note, in questo modo tutte le note non collegate da gestionale attraverso l’associa note articolo, non verranno riportate nell’xml, mentre quelle collegate verranno agganciate alla descrizione dell’articolo. (tutte le righe documento con attivo il flag “no stampa” verranno comunque escluse nel file XML indipendentemente da questo flag).

Clienti B2B soggetti a split payment

Nel caso di clienti B2B soggetti a split payment sarà possibile attivare il flag “scadenze al netto dell’iva” che permette di generare le scadenze all’interno del file XML senza considerare la quota iva.

Infine sarà possibile indicare le informazioni del soggetto che trasmette il file selezionando tra:

  • “soggetti che inviano la propria comunicazione” (ovvero l’azienda stessa)
  • “intermediari” (ossa intermediari fiscali che inviano i file per conto dell’azienda come ad esempio un commercialista). In questo caso andranno compilate anche le informazioni del codice iso e codice fiscale dell’intermediario.

Una volta indicati tutti i filtri e cliccando sul bottone “successivo” verranno presentati tutti i documenti che rispettano i criteri di filtro precedentemente impostati.

fatturazione-elettronica-telematico-stati-ondaiq

La griglia mostra le informazioni principali del documento quali ad esempio:

  • la ragione sociale;
  • il numero documento;
  • la data del documento;
  • l’identificativo cliente e documento, etc.

Per ogni documento l’utente potrà visualizzare lo stato del documento riportato anche sul gestionale. Lo stato del documento colorerà il record secondo la legenda evidenziata nella parte bassa della maschera per avere a colpo d’occhio una facile lettura dello stato dei documenti.

Allegato al documento

Direttamente da ogni singola riga l’utente potrà visualizzare o meno la presenza dell’allegato al documento (di dimensione massima indicata nelle impostazioni di telematico, non superiore comunque ai 100kb) agganciato all’XML in fase di generazione dello stesso. La visualizzazione dell’allegato e del documento potrà essere richiamato dal tasto destro del mouse.

Generazione XML o invio del file a SDI

Attraverso i bottoni posti in alto alla maschera precedente l’utente potrà gestire o la generazione dell’xml o l’invio del file a SDI.

Genera XML

Cliccando sul bottone “Genera XML” si potrà generare il file XML per tutti i documenti con stato:

  • da generare;
  • da rigenerare;
  • generato.

Una volta generato l’XML sul record corrispondente al documento verrà riportata l’informazione del nome file XML generato.

Prima di generare il file XML sarà necessario selezionare i documenti, la selezione potrà avvenire o manualmente selezionando l’apposito riquadro, o in modo massivo agendo sul bottone di seleziona stato.

La generazione dell’XML farà una preventiva validazione del file per verificare che le informazioni presenti all’interno del gestionale siano corrette (es. presenza della partita iva sul cliente, codice destinatario formalmente corretto. La generazione dell’XML andrà ad aggiornare lo stato del documento sul gestionale portandolo a “generato”.

Trasmetti

Cliccando sul bottone “Trasmetti” si potranno inviare a SDI le fatture per le quali è stato generato il file XML e che non sono già state trasmesse. Sono compresi quindi i documenti con stato:

  • generato;
  • da rigenerare: in questo caso consigliamo di ri-generare il file XML prima dell’invio. Lo stato “da rigenerare” significa che una volta che il file XML è stato generato su Telematico Digitale è stato successivamente modificato sul gestionale e quindi potrebbero esserci incongruenza tra il file XML e i dati sul documento.

Come per la generazione XML, anche l’invio a SDI avviene solo per i documenti selezionati. La selezione potrà avvenire manualmente selezionando l’apposito riquadro, o in modo massivo agendo sul bottone di seleziona stato.

Invio a SDI non retroattivo

Ricordiamo che l’invio a SDI non ha effetto retroattivo. Quando i documenti sono stati inviati l’operazione non potrà più essere annullata e quindi il documento non potrà più essere modificato.

Eventuali variazioni dovranno essere rettificate attraverso una nota di credito che dovrà essere anch’essa trasmessa al cliente attraverso SDI. La trasmissione a SDI aggiornerà lo stato del documento in “inviato”. Inoltre nella scheda allegati del gestionale verrà riportato l’XML* inviato per essere eventualmente consultato.

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Alessandro Brocchetta

Assistenza software Area Software Gestionali OndaiQ e OceanoiQ presso Atc Service Srl.

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