Gestire la fattura elettronica PA e tra privati (B2B – B2C)

Dal 1 Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra privati.  Dal 1 Luglio 2018 sarà obbligatoria per le imprese che operano nel settore della cessione di benzina gasolio e subappalti nell’ambito di appalti pubblici. Le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione invece sono obbligate a emettere le fatture in formato elettronico già dal 31 Marzo 2015.

Come adeguarsi? Quali strumenti tecnologici utilizzare?

Aggiornamento Aprile 2018: valutazione dei costi e benefici della fattura elettronica

E’ stata pubblicata dalla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea l’autorizzazione per l’Italia all’obbligo esteso di fatturazione elettronica. La valutazione dei costi e benefici della fattura elettronica avverrà nell’arco dei tre anni (1° luglio 2018 – 31 dicembre 2021).

Al termine del periodo, andrà misurata e valutata l’efficacia della manovra: lotta contro le frodi; semplificazioni nella riscossione; incidenza della misura sui soggetti passivi Iva; variazione di oneri e costi amministrativi; che influiranno sulla concessione di un’eventuale proroga.

Fattura elettronica: prerequisiti

Affinché la fattura elettronica venga considerata un documento a norma sono da considerare tre prerequisiti fondamentali:

  1. formato della fattura: il formato richiesto è .XML che consente di definire i campi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge;
  2. trasmissione elettronica: una volta generato, questo file, deve essere inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) che invia la fattura all’ente destinatario;
  3. autenticità e integrità: deve essere garantita l’inalterabilità del documento. Ciò si può fare grazie alle presenza della firma elettronica di chi emette la fattura.

i vantaggi della fattura elettronica

 

 

Come gestire la fattura elettronica: programma per fatture

La fatturazione elettronica coinvolge diversi attori: il fornitore o l’intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione (PA) o  le aziende private.

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

  • consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica;
  • trasmette la fatture elettroniche dal fornitore al destinatario, che sia la Pubblica Amministrazione o un privato;
  • trasmette le notifiche relative alle attività svolte verso la Pubblica Amministrazione o verso il privato e al fornitore.
  • gestisce e smista i messaggi del flusso documentale.

Vediamo nel dettaglio come trasmettere, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Il servizio intermediario “IX-FE” per inviare, ricevere e conservare a norma la fattura elettronica

IX-FE” è il servizio intermediario per inviare, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE.

Ciclo-attivo-trasmissione-fattura-elettronica-b2b

  • Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML;
  • Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori;
  • Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato;
  • Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP;
  • Gestione ricevuta di consegna fattura;
  • Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura);
  • Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

Ciclo-passivo-ricezione-fattura-elettronica-b2b

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Fasi del ciclo passivo della fatturazione elettronica con IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Esportazione massiva delle fatture in formato XML o PDF;
  5. Registrazione contabile;
  6. Conservazione elettronica a norma (obbligatoria) tramite servizio IX-CE.

“IX-CE” è il servizio in outsourcing per conservare a norma le fatture elettroniche. La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all’interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale assegna al documento gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce, come previsto dal CAD (art.44):

  • l’autenticità;
  • l’integrità;
  • l’affidabilità;
  • la leggibilità;
  • la reperibilità dei documenti informatici.

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:

  • processo automatizzabile;
  • nessun monitoraggio;
  • nessun rischio di perdita dati;
  • tempi di gestione bassi;
  • integrazione con ERP.

IX-FE” sgrava l’azienda da tutte le incombenze tecnologiche necessarie alle operazioni di gestione delle fatture elettroniche verso e da il SdI.

Il servizio per l’invio dei dati della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate

IX-TD è il servizio, in outsourcing, per gestire l’invio telematico dei dati delle fatture emesse/ricevute e liquidazioni IVA all’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2017 i contribuenti soggetti passivi IVA sono obbligati a trasmettere per via telematica:

  • una comunicazione semestrale dei dati delle fatture emesse e ricevute (per il 2017);
  • una comunicazione trimestrale dei dati delle liquidazioni periodiche IVA.

IX.TD gestisce l’invio del  Spesometro 2.0: il flusso del dati delle fatture in formato .XML da inviare in modalità semestrale e trimestrale (dal 2018).

Gestire i flussi operativi della fattura elettronica con ARXivar

ARXivar è una piattaforma documentale che permette di concentrare in un unico punto le informazioni di un’azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza. ARXivar integra in un unica piattaforma le funzioni archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

Permette di gestire ogni fase della fattura elettronica, integrandosi con i servizi in outsourcing IX-FE, IX-CE e interagendo con lo SdI.

IX-FE cattura i documenti dal gestionale, controlla eventuali errori, invia al SdI e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma. Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE:

  1. Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML.
  2. Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori.
  3. Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato.
  4. Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP.
  5. Gestione ricevuta di consegna fattura.
  6. Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura).
  7. Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Permette di approvare o rifiutare le fatture e le esporta per una facile integrazione con il sistema contabile. Fasi del ciclo passivo con il servizio IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura;
  5. Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva);
  6. Accettazione fattura;
  7. Conservazione a norma.

Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service.

La conservazione a norma assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. La conservazione documentale prevede di assegnare al documento (fatture, DDT, etc.) gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

ARXivar propone soluzioni per la conservazione a norma sia in modalità in house che outsourcing.

Webinar di approfondimento sulla fattura elettronica B2B

Per approfondire l’argomento, iscriviti ai Webinar sulla fattura elettronica B2B “Fatturazione elettronica B2B: da obbligo normativo a opportunità organizzativa”.

Guida alla fattura elettronica

Per aiutarti a conoscere il mondo della Fatturazione Elettronica abbiamo sviluppato una guida gratuita che ti accompagnerà passo dopo passo nella gestione della fatturazione elettronica in azienda!

 

Per qualsiasi informazione, siamo qui per te!

Per informazioni in merito al servizio di fatturazione elettronica, puoi contattarci ai seguenti recapiti:

telefono: +39 0382 496.811
email: commerciale@atcservice.it

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