Fattura elettronica verso la PA e tra privati (B2B)

Dal 1 Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra privati. Le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione invece sono obbligate a emettere le fatture in formato elettronico già dal 31 Marzo 2015.

La fattura elettronica è un sistema digitale che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i costi di stampa per la spedizione e la conservazione. Grazie al nuovo sistema elettronico si potranno effettuare, in formato digitale, le operazioni di:

  • emissione;
  • trasmissione;
  • conservazione.

Tutto ciò porta le aziende a ottimizzare i processi amministrativi. Come adeguarsi? Quali strumenti tecnologici utilizzare? In seguito tutti i dettagli sulla fatturazione elettronica.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate ha comunicato la possibilità di modificare i dati delle fatture già trasmesse relative al medesimo trimestre: entro i 15 giorni successivi al termine di trasmissione, coincidente con l’ultimo giorno del secondo mese successivo a ogni trimestre, i contribuenti potranno infatti modificare quanto già inviato senza incorrere in alcuna sanzione.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo in azienda e abbassare i relativi costi di stampa. Come è fatta la fattura elettronica? Ecco un esempio:

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Affinché la fattura elettronica venga considerata un documento a norma sono da considerare tre prerequisiti fondamentali:

  1. formato della fattura: il formato richiesto è .XML che consente di definire i campi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge;
  2. trasmissione elettronica: una volta generato, questo file, deve essere inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) che invia la fattura all’ente destinatario;
  3. autenticità e integrità: deve essere garantita l’inalterabilità del documento. Ciò si può fare grazie alle presenza della firma elettronica di chi emette la fattura.

i vantaggi della fattura elettronica

Dal 1 Gennaio del 2017 la fatturazione elettronica è diventata un’opzione facoltativa per le aziende private. Resta un’opzione obbligatoria per le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione. Le aziende private che non adotteranno la fatturazione elettronica saranno comunque obbligate a ricevere la fattura in formato elettronico anche senza aver espresso il consenso.

A partire dal 26 maggio 2017 per aumentare il livello di sicurezza, tutti i messaggi (ricevute e notifiche) inviati dal Sistema di Interscambio saranno firmati con un nuovo certificato di sicurezza SSL con lunghezza della chiave di 2048 bit.

I vantaggi e gli incentivi della fatturazione elettronica per le imprese 

I vantaggi

L’adozione di questo sistema permette alle aziende di ottenere numerosi vantaggi tra cui:

  • l’aumento dell’efficienza dei processi amministrativi. La digitalizzazione dei processi di generazione, invio e ricezione della fattura elettronica, permette di ridurre i tempi di consegna e avere certezza di recapito della fattura elettronica;
  • la riduzione dei costi di emissione, invio e archiviazione delle fatture;
  • la riduzione dei tempi di consegna e di incasso. Si limitano i tempi di ricezione, gli errori di contabilizzazione e i tempi di incasso;
  • l’aumento della sicurezza. I processi di firma elettronica consentono al mittente e al destinatario di garantire l’integrità, l’origine e l’autenticità delle fatture.
  • l’automatizzazione e l’integrazione dei processi di ricezione delle fatture. Si automatizzano i processi di convalida e verifica partendo dai dati contenuti nel documento. Tutto ciò permette l’integrazione e la contabilizzazione automatica.

Gli incentivi


La normativa: il Decreto Legislativo 127

L’applicazione della norma dettata dal d.lgs.n.127 del 5.8.2015 è subordinata all’emanazione di regole procedurali per le quali a decorrere:

  • dal 1° luglio 2016: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti, un servizio per la generazione e trasmissione delle fatture elettroniche;
  • dal 1° gennaio 2017: (art.1, comma 2, d.lgs. n.127/15) il Ministero dell’Economia e delle finanze mette a disposizione dei soggetti passivi dell’imposta sul valore aggiunto il Sistema di InterscambioIl sistema è già previsto dalla legge Finanziaria per il 2008, con riferimento alle transazioni interne, e mette a disposizione del contribuente le informazioni acquisite tramite questo Sistema.

Per incentivare l’implementazione del sistema, il Decreto Legislativo ha previsto:

  • priorità nei rimborsi IVA: saranno eseguiti entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
  • esenzione dallo Spesometro: i soggetti passivi d’imposta non saranno obbligati a trasmettere i dati concernenti le fatture emesse e ricevute;
  • abolizione dell’obbligo di comunicare le transazioni commerciali avvenute con operatori esteri o compresi nella black list;
  • modalità semplificate per i controlli fiscali: minori adempimenti per i contribuenti che adotteranno il sistema di tracciabilità dei pagamenti;
  • riduzione da quatto a tre anni del termine di accertamento delle imposte sui redditi e ai fini dell’IVA;
  • riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili per alcune categorie di soggetti passivi, che saranno determinati con un nuovo decreto, a cui saranno offerti dei servizi di assistenza telematica per le liquidazioni periodiche e la dichiarazione annuale dell’IVA.

Come trasmettere la fattura elettronica

La fatturazione elettronica coinvolge diversi attori: il fornitore o l’intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione (PA) o  i privati.

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

  • consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica;
  • trasmette la fatture elettroniche dal fornitore al destinatario, che sia la Pubblica Amministrazione o un privato;
  • trasmette le notifiche relative alle attività svolte verso la Pubblica Amministrazione o verso il privato e al fornitore.
  • gestisce e smista i messaggi del flusso documentale.

Il procedimento di trasmissione della fattura elettronica è univoco sia verso la Pubblica Amministrazione che verso i privati.

Vediamo nel dettaglio la trasmissione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione.

Per prima cosa la PA comunica al proprio fornitore un codice univoco. Questo codice deve essere riportato nella fattura elettronica insieme alla Partita IVA, all’indirizzo, alla data del documento e a tutti i dati rilevanti ai fini fiscali.

Una volta compilata la fattura deve essere firmata in modo digitale dal soggetto emittente. Questo garantisce alla PA l’origine di emissione della fattura elettronica.

Fattura elettronica SDI

Una volta inviata la fattura elettronica transita nel SdI, per legge il punto di passaggio obbligatorio per tutte le fatture emesse verso la PA.

Il Sistema di Interscambio:

  • funge da snodo tra gli attori interessati;
  • verifica la correttezza del formato del documento ricevuto e la completezza dei dati;
  • invia la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione destinataria che può quindi procedere al pagamento del proprio fornitore.

Come inviare la fattura elettronica [Parte Tecnica]

Invoice Xchange (IX) è il servizio dedicato per la trasmissione delle fatture elettroniche dirette alla Pubblica Amministrazione. IX è un servizio web creato e gestito da Abletech, azienda produttrice del sistema software documentale ARXivar. IX offre un servizio di:

  • acquisizione dei documenti di vendita;
  • trasmissione alla PA o all’impresa;
  • ricezione e consegna delle notifiche di stato.

Invoice Xchange riceve la fattura elettronica in formato XML già firmata in modo digitale, o il PDF della fattura. Nel caso non sia convertita nel formato XML, la converte e la firma in modo digitale. Esegue poi un controllo formale della fattura, la depone in un proprio archivio consultabile e la invia allo SdI.

Dal portale web del programma sarà possibile monitorare in qualsiasi momento gli stati di avanzamento nel processo di consegna delle proprie fatture elettroniche e il processo di conservazione elettronica.

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Come conservare la fattura elettronica [Parte Tecnica]

Con la soluzione di conservazione in outsourcing (IXCE), il cliente demanda ad Abletech, proprietario della soluzione nonchè Ente accreditato presso AgID, tutti gli adempimenti della procedura di conservazione.

Dopo la certificazione ISO 27001 conseguita nell’ottobre 2015, Abletech ha ottenuto anche l’accreditamento AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), necessario per essere ammessi nell’elenco dei fornitori autorizzati a erogare i servizi di conservazione sostitutiva agli organi ed enti della PA.

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Abletech diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare i pacchetti di versamento, archiviazione e generazione del manuale di conservazione. Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.

Per qualsiasi informazione, siamo qui per te!

Per informazioni in merito al servizio di fatturazione elettronica, puoi contattarci ai seguenti recapiti:

telefono: +39 0382 496.811
email: commerciale@atcservice.it

Oppure inviare la tua richiesta di informazioni compilando il modulo sottostante.

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