Fattura elettronica verso la PA e tra privati (B2B)

Dal 1 Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra privati. Le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione invece sono obbligate a emettere le fatture in formato elettronico già dal 31 Marzo 2015.

La fattura elettronica è un sistema digitale che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i costi di stampa per la spedizione e la conservazione. Grazie al nuovo sistema elettronico si potranno effettuare, in formato digitale, le operazioni di:

  • emissione;
  • trasmissione;
  • conservazione.

Tutto ciò porta le aziende a ottimizzare i processi amministrativi. Come adeguarsi? Quali strumenti tecnologici utilizzare? In seguito tutti i dettagli sulla fatturazione elettronica.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo in azienda e abbassare i relativi costi di stampa. Come è fatta la fattura elettronica? Ecco un esempio:

esempio-fattura-elettronica-Xml

Affinché la fattura elettronica venga considerata un documento a norma sono da considerare tre prerequisiti fondamentali:

  1. formato della fattura: il formato richiesto è .XML che consente di definire i campi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge;
  2. trasmissione elettronica: una volta generato, questo file, deve essere inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) che invia la fattura all’ente destinatario;
  3. autenticità e integrità: deve essere garantita l’inalterabilità del documento. Ciò si può fare grazie alle presenza della firma elettronica di chi emette la fattura.

i vantaggi della fattura elettronica

 

Le scadenze

Il processo di Digital Transformation è iniziato nel 2015 con l’obbligo per le imprese di utilizzare la fatturazione elettronica per i servizi alla Pubblica Amministrazione. Il decreto (Legge di Bilancio 2018) rende obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati, ovvero tra le imprese e verso gli acquirenti. L’adozione obbligatoria della fatturazione elettronica è prevista con le seguenti scadenze:

  • 1 Gennaio 2017: la fatturazione elettronica B2B è diventata un’opzione facoltativa. Le aziende private che non adotteranno la fatturazione elettronica saranno comunque obbligate a ricevere la fattura in formato elettronico anche senza aver espresso il consenso;
  • 1 Luglio 2018: imprese che operano nel settore della cessione di benzina  gasolio e subappalti nell’ambito di appalti pubblici;
  • 1 Gennaio 2019: obbligo di fatturazione elettronica per le imprese private. Sono esclusi i contribuenti che rientrano nei vecchi minimi e nel regime forfettario e le cessioni di beni e prestazioni di servizi da e con soggetti esteri.

In seguito un’immagine riassuntiva delle scadenze normative.

scadenze fattura elettronica

I vantaggi della fatturazione elettronica per le imprese 

L’adozione di questo sistema permette alle aziende di ottenere numerosi vantaggi tra cui:

  • aumento dell’efficienza dei processi amministrativi. La digitalizzazione dei processi di generazione, invio e ricezione della fattura elettronica, permette di ridurre i tempi di consegna e avere certezza di recapito della fattura elettronica;
  • riduzione dei costi di emissione, invio e archiviazione delle fatture;
  • riduzione dei tempi di consegna e di incasso. Si limitano i tempi di ricezione, gli errori di contabilizzazione e i tempi di incasso;
  • aumento della sicurezza. I processi di firma elettronica consentono al mittente e al destinatario di garantire l’integrità, l’origine e l’autenticità delle fatture.
  • automatizzazione e l’integrazione dei processi di ricezione delle fatture. Si automatizzano i processi di convalida e verifica partendo dai dati contenuti nel documento. Tutto ciò permette l’integrazione e la contabilizzazione automatica.

Come gestire la fattura elettronica: la soluzione

La fatturazione elettronica coinvolge diversi attori: il fornitore o l’intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione (PA) o  le aziende private.

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

  • consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica;
  • trasmette la fatture elettroniche dal fornitore al destinatario, che sia la Pubblica Amministrazione o un privato;
  • trasmette le notifiche relative alle attività svolte verso la Pubblica Amministrazione o verso il privato e al fornitore.
  • gestisce e smista i messaggi del flusso documentale.

Vediamo nel dettaglio come trasmettere, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Il servizio intermediario “IX-FE” per inviare, ricevere e conservare a norma le fatture elettroniche

IX-FE” è il servizio intermediario per inviare, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE.

Ciclo-attivo-trasmissione-fattura-elettronica-b2b

  • Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML;
  • Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori;
  • Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato;
  • Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP;
  • Gestione ricevuta di consegna fattura;
  • Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura);
  • Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

Ciclo-passivo-ricezione-fattura-elettronica-b2b

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Fasi del ciclo passivo della fatturazione elettronica con IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Esportazione massiva delle fatture in formato XML o PDF;
  5. Registrazione contabile;
  6. Conservazione elettronica a norma (obbligatoria) tramite servizio IX-CE.

“IX-CE” è il servizio in outsourcing per conservare a norma le fatture elettroniche. La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all’interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale assegna al documento gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce, come previsto dal CAD (art.44):

  • l’autenticità;
  • l’integrità;
  • l’affidabilità;
  • la leggibilità;
  • la reperibilità dei documenti informatici.

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:

  • processo automatizzabile;
  • nessun monitoraggio;
  • nessun rischio di perdita dati;
  • tempi di gestione bassi;
  • integrazione con ERP.

IX-FE” sgrava l’azienda da tutte le incombenze tecnologiche necessarie alle operazioni di gestione delle fatture elettroniche verso e da il SdI.

Servizio “IX-TD” per l’invio dei dati della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate

IX-TD è il servizio, in outsourcing, per gestire l’invio telematico dei dati delle fatture emesse/ricevute e liquidazioni IVA all’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2017 i contribuenti soggetti passivi IVA sono obbligati a trasmettere per via telematica:

  • una comunicazione semestrale dei dati delle fatture emesse e ricevute (per il 2017);
  • una comunicazione trimestrale dei dati delle liquidazioni periodiche IVA.

IX.TD gestisce l’invio del  Spesometro 2.0: il flusso del dati delle fatture in formato .XML da inviare in modalità semestrale e trimestrale (dal 2018).

Gestire i flussi operativi con IX-FE e il sistema di gestione documentale ARXivar

ARXivar è una piattaforma documentale che permette di concentrare in un unico punto le informazioni di un’azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza. ARXivar integra in un unica piattaforma le funzioni archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

Permette di gestire ogni fase della fattura elettronica, integrandosi con i servizi in outsourcing IX-FE, IX-CE e interagendo con lo SdI.

IX-FE cattura i documenti dal gestionale, controlla eventuali errori, invia al SdI e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma. Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE:

  1. Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML.
  2. Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori.
  3. Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato.
  4. Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP.
  5. Gestione ricevuta di consegna fattura.
  6. Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura).
  7. Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Permette di approvare o rifiutare le fatture e le esporta per una facile integrazione con il sistema contabile. Fasi del ciclo passivo con il servizio IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura;
  5. Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva);
  6. Accettazione fattura;
  7. Conservazione a norma.

Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service.

La conservazione a norma assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. La conservazione documentale prevede di assegnare al documento (fatture, DDT, etc.) gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

ARXivar propone soluzioni per la conservazione a norma sia in modalità in house che outsourcing.

I vantaggi della fatturazione elettronica per le imprese 

L’adozione di questo sistema permette alle aziende di ottenere numerosi vantaggi tra cui:

  • aumento dell’efficienza dei processi amministrativi. La digitalizzazione dei processi di generazione, invio e ricezione della fattura elettronica, permette di ridurre i tempi di consegna e avere certezza di recapito della fattura elettronica;
  • riduzione dei costi di emissione, invio e archiviazione delle fatture;
  • riduzione dei tempi di consegna e di incasso. Si limitano i tempi di ricezione, gli errori di contabilizzazione e i tempi di incasso;
  • aumento della sicurezza. I processi di firma elettronica consentono al mittente e al destinatario di garantire l’integrità, l’origine e l’autenticità delle fatture.
  • automatizzazione e l’integrazione dei processi di ricezione delle fatture. Si automatizzano i processi di convalida e verifica partendo dai dati contenuti nel documento. Tutto ciò permette l’integrazione e la contabilizzazione automatica.

Webinar di approfondimento sulla fattura elettronica B2B

Per approfondire l’argomento, iscriviti ai Webinar sulla fattura elettronica B2B “Fatturazione elettronica B2B: da obbligo normativo a opportunità organizzativa”.

 

Guida alla fatturazione elettronica

Per aiutarti a conoscere il mondo della Fatturazione Elettronica abbiamo sviluppato una guida gratuita che ti accompagnerà passo dopo passo nella gestione della fatturazione elettronica in azienda!

 

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email: commerciale@atcservice.it

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