ARXivar: il software di gestione documentale e dei processi

ARXivar il software di gestione documentale e dei processi
ARXivar è una piattaforma che permette di concentrare, in un unico punto, le informazioni dell’azienda o di un reparto. In questo modo è possibile gestire i dati e le informazioni in sicurezza, riducendo i tempi di lavoro. ARXivar integra in un unica piattaforma le funzioni di:

  • archiviazione;
  • conservazione a norma;
  • gestione dei processi aziendali.

Permette di gestire informazioni e documenti di ogni tipologia:

  • documenti cartacei;
  • fax;
  • email;
  • fatture;
  • sms;
  • dati da ERP e CRM.

Come funziona ARXivar

In ARXivar le informazioni sono rappresentate da qualunque dato strutturato o destrutturato, documento o generico file informatico, che abbia un valore di business per l’azienda. ARXivar governa il ciclo di vita delle informazioni. Gestisce i processi, all’interno o all’esterno dell’azienda:

  • strutturati;
  • collaborativi;
  • misti;

Inoltre fornisce, ad ogni utente coinvolto, gli strumenti necessari per portare a termine le attività in linea con le procedure previste. Misurazioni qualitative, quantitative e sui tempi evidenziano:

  • performance di processo;
  • colli di bottiglia;
  • margini di miglioramento.

ARXivar quindi non è solo un repository, nel quale vengono memorizzate informazioni e documenti, ma un gestore del ciclo di vita delle informazioni.

Come usare ARXivar

E’ possibile utilizzare ARXivar per gestire, attraverso un unica piattaforma, le funzioni di:

Il modellatore grafico (arxivar workflow) permette di disegnare e rendere funzionante la gestione dei processi aziendali senza scrivere programmi personalizzati.

ARXivar Next: la nuova piattaforma di gestione documentale

ARXivar versione ARXNext

ARXivar Next è la nuova release in Cloud di ARXivar. I vantaggi dell’interfaccia sono la semplicità d’uso, il miglioramento della User Experience e la customizzazione. ARX NEXT permette,  in base al device utilizzato da un utente specifico e alle sue mansioni, di diversificare:

  • menù;
  • layout;
  • contenuti.

Gestione documentale: cos’è?

Un sistema di gestione documentale (Document & Process Management) è un sistema che converte i documenti interni (come email, fatture, contratti, DDT) in risorse digitali. Può essere impiegato in qualunque ambito aziendale. Grazie a un sistema di questo tipo, è possibile gestire, organizzare, condividere e archiviare i documenti in azienda, in modo che siano sempre reperibili da ogni dispositivo.

Come gestire i processi in azienda con ARXivar

ARXivar

Condividere informazioni in modo rapido e sicuro è uno degli aspetti più importanti per le aziende. Tracciare gli invii di documenti ufficiali o privati, monitorarne le visualizzazioni ed impedirne l’accesso dopo la scadenza o dopo un determinato numero di aperture sono esigenze sempre più sentite.

ARXLink consente di inviare documenti tramite email in modo sicuro come link interno al messaggio di posta elettronica. Costituisce un aiuto nella corrispondenza quotidiana con fornitori e clienti e nella gestione delle attività di marketing. Uno dei vantaggi è quello di poter spedire file di grandi dimensioni senza il bisogno di allegarli alla mail.
PEPPOL è l'iniziativa europea che prevede il ricevimento e l’invio di fatture e DDT, in formato elettronico. La gestione digitale degli ordini e DDT è obbligatoria per le aziende in ambito sanitario. ARXivar ha aggiunto al suo portale in Cloud (IX), la gestione degli scambi di ordini e DDT con le Pubbliche Amministrazioni. 

Ecco le funzionalità:
  • generazione e invio DDT in formato XML PEPPOL: grazie ad un plugin che legge dal Database del gestionale, è possibile generare in automatico i file .XML dei DDT. Questi file potranno essere trasmessi alla P.A. in modalità manuale o in modo automatico;
  • generazione ed invio della fattura elettronica: attraverso il portale IX si acquisisce e si invia la fattura in formato .XML prodotta dall’ERP oppure creando l’XML a partire dal PDF del documento. La fattura viene firmata in modo digitale e inviata al sistema di interscambio;
  • conservazione elettronica: attraverso il servizio IXCE all’interno del portale IX, è possibile assicurare la conservazione a norma delle fatture elettroniche.
Il servizio IX per PEPPOL permette di ricevere gli ordini dalle PA ed inviare i Documenti di Trasporto in formato XML PEPPOL.

La firma elettronica è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta. Il processo di firma elettronica produce un documento informatico siglato che attesta la volontà di una persona a sottoscrivere il documento originario a cui è stato applicato.

Come funziona la firma elettronica con ARXivar

Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura: l’immagine, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) della firma che la rendono unica ed irriproducibile.

Il sistema funziona anche offline. E’ possibile collegarsi ad ARXivar, scaricare i documenti per poi ricercare, consultare e firmare anche in modalità off-line. Una volta online il sistema sincronizza i documenti.
Dal 25 Maggio 2018 è obbligatorio adeguarsi al “Nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati” (GDPR). ARXivar garantisce la conformità al GDPR, attraverso la gestione delle Informazioni e dei processi aziendali:
  • gestione riservatezza e accesso ai dati;
  • gestione Accountability;
  • definizione delle politiche di Privacy Impact Assesment (PIA);
  • gestione processo Data Brech.
La conservazione sostitutiva, dei documenti digitali, si divide in:
  •  conservazione in house: l’azienda decide di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali. In questo caso l’azienda deve predisporre di uno spazio informatico dove conservare i documenti e identificare le figure aziendali responsabili della conservazione.
  • conservazione in outsourcing: la soluzione è affidata ad Abletech, azienda produttrice del sistema di gestione documentale e dei processi. Il servizio è accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Il cliente demanda tutti gli adempimenti della procedura di conservazione. In qualsiasi momento, può richiedere la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione.

Servizi in Cloud ARXivar

Articoli di approfondimento sui servizi in outsourcing di ARXivar

La gestione documentale con ARXivar: video esplicativo

Case History ARXivar

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