Tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni delle email con ARXLink

14 Set 2016

Condividere informazioni in modo rapido e sicuro è uno degli aspetti più importanti per le aziende. Tracciare gli invii di documenti ufficiali o privati, monitorarne le visualizzazioni ed impedirne l’accesso dopo la scadenza o dopo un determinato numero di aperture sono esigenze sempre più sentite.

ARXLink consente di inviare documenti tramite email in modo sicuro come link interno al messaggio di posta elettronica. In questo post ti spiego come tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni dei tuoi messaggi.

Photo by Taduuda on Unsplash

Vediamo come ricevere le notifiche di lettura del tuo messaggio di posta elettronica.

Come ricevere la notifica di lettura email

ARXLink è la soluzione di Abletech, per la gestione della comunicazione aziendale, che consente di inviare i documenti interni al sistema di gestione documentale ARXivar.

I file non vengono allegati alla mail ma condivisi attraverso un link interno al messaggio stesso, da cui si possono scaricare e visualizzare. ARXLink permette di rendere il link attivo solo per un determinato periodo di tempo o per un determinato numero di aperture, esaurito il quale non sarà più possibile scaricare il documento. Vediamo come funziona.

  1. Invio e ripetizione del messaggio: le mail sono inviate in tempo reale o schedulate ad un certo orario. Puoi decidere di impostare il reinvio ciclico qualora il link interno alla mail non venisse consultato. Nel caso in cui il link non venisse consultato a fronte delle successive comunicazioni, potrà essere impostato un invio automatico mediante il sistema di postalizzazione ordinaria collegato al servizio Host & Host di Poste Italiane.
    arxlink invio e ripetizione del messaggio
  2. Azioni automatiche: è possibile programmare un’azione automatica al verificarsi dei seguenti eventi: al click sul link, alla scadenza temporale del link con o senza consultazione.
  3. Controllo lettura: appena il link viene consultato i mittenti vengono avvisati tramite notifica. Ogni apertura del messaggio di posta viene registrata e resa disponibile al mittente.
    arxlink-notifiche
  4. Contenuti del messaggio: la mail inviata può essere personalizzata tramite un editor HTML o interno ad ARXivar. E’ possibile creare messaggi con un aspetto grafico accattivante e in linea alle altre comunicazioni.
    arxlink-messaggio-personalizzato
  5. Finestra di download: cliccando sul link nella mail l’utente può decidere se aprire il documento, controllare se il link è attivo o scaduto.
    arklink-controllo-messaggio-arxivar

I vantaggi della soluzione ARXLink

ARXLink costituisce un aiuto nella corrispondenza quotidiana con fornitori e clienti e nella gestione delle attività di marketing. Uno dei vantaggi è quello di poter spedire file di grandi dimensioni senza il bisogno di allegarli alla mail. Grazie ad un Editor Html puoi personalizzare il tuo messaggio di posta e la pagina di consultazione dei documenti disponibili per il download.

Lo strumento integrato con la soluzione di Document & Process Management ARXivar permette di condividere i documenti in sicurezza (tramite connessione sicura HTTPS) e in modo da poterne consultare lo stato di invio in ogni momento. ARXLink è integrato con il sistema di posta certificata PEC aziendale.

Tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni delle email con ARXLink: le conclusioni

L’utilizzo della posta elettronica sta sostituendo l’utilizzo della tradizionale posta ordinaria cartacea. Le email sono comode, veloci e perfino ecologiche. Ma purtroppo i messaggi non sempre vengono ricevuti dal destinatario, causando incomprensioni, che possono comportare conseguenze anche gravi, soprattutto se si tratta di comunicazioni di lavoro. In questo post ti ho spiegato come assicurarsi che una mail venga recapitata e letta dal destinatario con la nuova soluzione di Abletech ARXLink.


Daniele Andreani

Document & Process Management c/o ATC Service S.r.l.

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