Come gestire e coordinare l’utilizzo dei documenti con ARXivar [Caso di studio]

Le aziende operano in un ecosistema sempre più complesso fatto di informazioni, documenti e processi aziendali.?L’abilità di eccellere nei processi di business?è una delle leve per ottenere o mantenere il vantaggio competitivo che passa dalla capacità di adattarsi ai cambiamenti.

In questo post descrivo un caso di studio sull’utilizzo delle funzionalità di ARXivar per ottimizzare i processi di gestione interna dei documenti.

L’esigenza del Cliente

L’impresa ha vinto un appalto per gestire e coordinare gli interventi di scavo, riparazione e ripristino del Pronto Intervento fughe di Gas. Alla vincitrice dell’appalto, è stato richiesto di rendere disponibile attraverso una Piattaforma Web, nel più breve tempo possibile, la documentazione relativa ai cantieri aperti e supervisionati dall’azienda.

I requisiti del progetto

I requisiti da rispettare sono stati i seguenti:

• messa in linea della soluzione in tempi strettissimi;
• utilizzo di differenti dispositivi per il caricamento e la consultazione dei dati;
• continuità Operativa del servizio;
• sicurezza delle informazioni e dei dati archiviati;
• fruizione immediata dei dati da parte dell’azienda Appaltante sette giorni su sette;
• caricamento e verifica dei dati da parte di più utenti dislocati nelle varie sedi;
• flussi operativi fluidi e focalizzati.

La soluzione proposta per gestire i documenti con ARXivar

Dopo aver effettuato l’analisi del documento di appalto del progetto, abbiamo proposto l’utilizzo del software di Gestione Documentale “ARXivar” per rispettare i requisiti richiesti.
Sfruttando le caratteristiche di Arxivar, come i servizi in Cloud e la facilità di fruibilità delle informazioni, ci siamo assicurati fin da subito la consultazione dei dati su ogni dispositivo (PC, Smartphone e Tablet) da parte di tutti gli attori in gioco, e il rilascio della piattaforma nei tempi prestabiliti.

Il servizio in Cloud di ARXivar per garantire la continuità operativa

Abbiamo proposto al cliente di lavorare con una soluzione in Cloud offerta da un player di rilevanza nazionale in modo da tutelarsi da eventuali disservizi locali di connettività ottenendo così la continuità di erogazione del servizio richiesta dal committente.

Oltre alla continuità operativa, l’utilizzo di una soluzione in Cloud ha permesso al cliente di poter ampliare o ridurre anche le risorse Hardware e Software a seconda della crescita del progetto, delle risorse destinate alla gestione dello stesso e alla mole dei documenti archiviati.

La gestione delle policy di sicurezza per garantire la sicurezza dei dati

Vista l’importanza dei dati gestiti il Cliente ci ha richiesto di garantire la sicurezza ed il salvataggio dei dati archiviati, focalizzando l’attenzione:

• sulla gestione puntuale;
• sul controllo di vita di ogni singolo documento.

Grazie ad ARXivar è stato possibile ottemperare a queste esigenze gestendo le policy di sicurezza dei documenti archiviati.
Inoltre, in ARXivar, le operazioni vengono tracciate nel log di sistema per ogni documento, permettendo così il controllo completo delle operazioni svolte nella vita del documento archiviato.

L’utilizzo dei Modelli Standard per la compilazione automatica dei dati

L’utilizzo di documenti ricorsivi ci ha permesso di creare dei Modelli standard e di far compilare in modo automatico al programma i dati contenuti nel documento.

Grazie a questo automatismo siamo riusciti ad ottimizzare il tempo sulla formazione del personale e sull’archiviazione dei documenti necessari ad ogni Cantiere aperto.

Esempio: Maschere inserimento Modelli

Questo aspetto è stato il vero punto di forza del progetto. L’automazione nella compilazione dei modelli ha permesso di economizzare e ridurre il tempo delle risorse interne addette alla compilazione dei documenti con un notevole risparmio per l’Azienda.

La fascicolazione automatica per la consultazione dei documenti

Abbiamo suddiviso in fascicoli i documenti inseriti. Ogni fascicolo si apre e si alimenta in autonomia. Questa funzionalità ci ha permesso di semplificare la consultazione dei documenti dei cantieri.?Il programma permette inoltre di utilizzare:

• infiniti livelli di fascicolazione;
• una fascicolazione automatica con chiavi strutturate;
• la riservatezza dei fascicoli e dei documenti contenuti.

ARXivar Web Portal per fornire un portale dedicato alla consultazione

Aver optato per la soluzione ARXivar ha permesso fin da subito di utilizzare l’applicazione Web integrata “ARXivar Web Portal” fornita dal software di Gestione Documentale.
Grazie a questa funzione abbiamo reso disponibile al committente l’accesso al Portale dedicato. Questo ha permesso la consultazione dei dati necessari per il controllo dell’avanzamento dei lavori.

L’accesso ai dati è stato subordinato alle regole e ai permessi assegnati ai documenti secondo le logiche centralizzate di Arxivar.

ARXivar Mobile per consultare i documenti da qualsiasi dispositivo

L’esigenza del cliente di monitorare sul campo i cantieri, rilevando lo stato di avanzamento mediante foto degli stessi è stata soddisfatta dal rilascio immediato dell’applicazione Mobile che gli ha permesso fin da subito di integrare il personale presente in cantiere nel processo di alimentazione dei documenti necessari.

L’applicazione Mobile può essere utilizzata da Tablet o Smartphone Android o Apple.

Esempio – Pagina di Login della pagina per dispositivi mobili

L’integrazione con Email e Fax per garantire la multicanalità

ARXivar permette di interconnettere e movimentare ogni documento inserito, questa funzionalità ha permesso:

• la movimentazione dei documenti;
• l’invio e la ricezione delle Email / Fax dalla committente e da soggetti terzi (Municipi, Vigili del Fuoco, Enti e Sovrintendenze);
• la completa tracciatura delle movimentazioni. 

Questa funzionalità è stata apprezzata e sfruttata dal Cliente nell’economia gestionale del progetto. In particolare:

• Integrazione con Microsoft Outlook
  L’integrazione con la posta elettronica gestita con Outlook ha permesso di archiviare fin da subito i messaggi di posta in Arxivar e collegare la mail al fascicolo del cantiere.
• Servizio Fax virtuale
  E’ stato attivato un numero virtuale geolocalizzato nella sede e integrato il servizio in Arxivar. Così facendo i fax ricevuti ed inviati sono stati fatti transitare nella piattaforma documentale, garantendo e tutelando il Cliente da future contestazioni.

Come gestire i documenti con ARXivar: le conclusioni

Ad un anno dall’apertura del servizio sono ormai un migliaio i cantieri gestiti all’interno della piattaforma. Aver optato per una soluzione in Cloud come ARXivar è stata una scelta vincente in quanto non si sono registrati fermi del servizio. E’ stato così assicurata la piena accessibilità ai dati relativi ai cantieri gestiti.

Grazie all’implementazione dei modelli è stato ridotto il personale addetto all’inserimento dei dati. Questo ha permesso di redistribuire le risorse nei lavori di monitoraggio sul campo. L’integrazione della piattaforma ARXivar con la posta elettronica e un fax server ha permesso inoltre, una più facile ed immediata movimentazione della documentazione verso gli Enti coinvolti nella gestione dei cantieri.