Fatturazione elettronica: le novità per le imprese

La digitalizzazione dei documenti è una delle leve principali per ottimizzare i processi amministrativi e ridurre i costi di gestione nelle aziende. Quali sono le novità? La fatturazione elettronica tra imprese private è obbligatoria? Ecco tutte le informazioni.

Le imprese che lavorano con la pubblica amministrazione dal 31 marzo 2015 sono obbligate a emettere le fatture elettroniche. Dovranno archiviarle attraverso la conservazione sostitutiva ( art.1, commi 209-214, legge n.244/2007 ). La fatturazione elettronica tra aziende private diventerà obbligatoria da gennaio del 2019.

Il Decreto Legislativo 127 del 2015: le prossime date sulle agevolazioni

L’applicazione della norma dettata dal d.lgs.n.127 del 5.8.2015 è subordinata all’emanazione di regole procedurali per le quali a decorrere:

• dal 1° luglio 2016: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti, un servizio per la generazione e trasmissione delle fatture elettroniche;
• dal 1° gennaio 2017: ( art.1, comma 2, d.lgs. n.127/15 ) il Ministero dell’Economia e delle finanze mette a disposizione dei soggetti passivi dell’imposta sul valore aggiunto il Sistema di Interscambio. Il sistema è già previsto dalla legge Finanziaria per il 2008, con riferimento alle transazioni interne, e mette a disposizione del contribuente le informazioni acquisite tramite questo Sistema.

Imprese e tutti i soggetti IVA potranno beneficiare di alcune semplificazioni se opteranno per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate dei dati delle proprie Fatture, emesse e ricevute. Vediamole nel dettaglio.

Gli incentivi per la fatturazione elettronica tra imprese private

La fatturazione elettronica tra imprese private non è obbligatoria. Le aziende e gli imprenditori che decideranno per tale opzione dovranno utilizzarla per cinque anni.

Il rinnovo avviene per altri cinque, se non si effettua la revoca. Per incentivare l’implementazione del sistema, il decreto legislativo ha previsto una serie di incentivi e vantaggi:

• l’esonero dallo spesometro: i soggetti passivi d’imposta non saranno obbligati a trasmettere i dati concernenti le fatture emesse e ricevute;
• l’abolizione dell’obbligo di comunicare le transazioni commerciali avvenute con operatori esteri o compresi nella black list;
• priorità nei rimborsi IVA: saranno eseguiti entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
• modalità semplificate per i controlli fiscali: minori adempimenti per i contribuenti che adotteranno il sistema di tracciabilità dei pagamenti;
• riduzione da quatto a tre anni del termine di accertamento delle imposte sui redditi e ai fini dell’Iva;
• riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili per alcune categorie di soggetti passivi che saranno determinati con un nuovo decreto a cui saranno offerti dei servizi di assistenza telematica per le liquidazioni periodiche e la dichiarazione annuale dell’Iva.

Come gestire la fatturazione elettronica e la conservazione elettronica

Alcuni software documentali inviano la fattura elettronica al sistema di interscambio. In alcuni di questi casi si può valutare la conservazione sostitutiva “in house” che richiederà questi requisiti:

• nominare un Responsabile della conservazione sostitutiva;
• redigere un manuale della Conservazione Sostitutiva in cui sono indicate le procedure relative la creazione e protezione dell’archivio digitale;
• creare gli archivi digitali su supporti informatici apponendovi marca temporale e firma digitale;
• trasferire i documenti in modalità sicura e protetta su canale FTP.

La gestione della fatturazione elettronica tra imprese private con ARXivar

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione. Il sistema deve assicurare la conservazione, tramite l’adozione di:

• regole;
• procedure;
• tecnologie.

idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto).

Per la conservazione a norma dei documenti e l’invio delle fatture elettroniche alla PA, utilizzo il software documentale ARXivar. ARXivar fornisce una soluzione di conservazione elettronica a norma in house e in outsourcing che rispetta i parametri d’idoneità definiti dalle nuove regole tecniche.

Grazie ai moduli IX e IX-CE posso conservare nel Cloud i documenti a norma e inviare le fatture elettroniche alla PA. Vediamole nel dettaglio.

Conservazione elettronica a norma in azienda

Il servizio web Invoice Xchange IX di ARXivar svolge il ruolo di intermediario tra il fornitore di beni e servizi e la PA offrendo un servizio di predisposizione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche PA.

Invoice Xchange riceve la Fattura Elettronica XML firmata in modo digitale, o il PDF della fattura che IX dovrà convertire nel formato XML e firmarla in modo digitale. IX esegue un controllo formale della fattura, la depone in un proprio archivio e la invia allo SDI.

Dal portale IX sarà possibile monitorare in qualsiasi momento gli stati di avanzamento nel processo di consegna delle proprie Fatture Elettroniche e il processo di conservazione elettronica.

Conservazione elettronica a norma in outsourcing

La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda. Il servizio è accessibile dal cliente tramite portale web dedicato.

Scegliendo IXCE il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione. ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare i pacchetti di versamento e archiviazione.

Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.

Fatturazione elettronica tra imprese private: le conclusioni

In questo post ti ho descritto quali sono le principali notizie in materia di fatturazione elettronica. In particolare gli obblighi e gli incentivi per le imprese private. Ti ho segnalato le principali differenze tra la conservazione sostituiva in outsourcing e quella interna all’azienda.

Per le prossime novità sulla fatturazione elettronica continua a seguirci sul blog.