PEPPOL: gestione degli ordini e DDT con ARXivar

07 Set 2016

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta prendendo una forma sempre più completa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) è il progetto nato nell’ambito del Programma Quadro per la Competitività (CIP) e l’Innovazione della Commissione Europea.

In Italia la regione Emilia Romagna fa da apripista nell’adozione del progetto. Questo richiede l’adeguamento non solo della PA emiliano-romagnole ma anche dei loro fornitori che dovranno riceve gli ordini e inviare i DDT secondo i canali e nei formati stabiliti dalla normativa. In questo post ti spiego cos’è PEPPOL e a chi si rivolge.

Photo by Taras Shypka on Unsplash

Able Tech, azienda produttrice del sistema di gestione documentale ARXivar, ha integrato nel suo Portale IX per l’invio e la gestione della Fatturazione Elettronica verso la PA, la funzione per la gestione degli scambi di ordini e DDT con le Pubbliche Amministrazioni dell’Emilia Romagna.

Cos’è PEPPOL

Il progetto PEPPOL è un’iniziativa sviluppata dal 2008 all’Agosto del 2012 nell’ambito del Programma Europeo per l’Innovazione e la Competitività.

Il 1° settembre 2012 è stata costituita l’Associazione OpenPEPPOL, organizzazione no-profit con sede a Bruxelles, formata da membri pubblici e privati della community PEPPOL che ha assunto la responsabilità di diffondere in Europa le specifiche e i servizi sviluppati nell’ambito del progetto.

Al progetto hanno partecipato 12 Paesi con 18 differenti istituzioni:

peppol gestione ordini e DDT paesi

  1. Italia (MEF, Consip, CSI Piemonte, Intercenter, Infocamere) (DigitPA uscita).
  2. Norvegia – Coordinatore (DIFI – Agenzia per Mgmt pubblico e Innovazione).
  3. Francia (ADETEF – Agenzia per Sviluppo di Scambi di Tencnologie Economiche e Finanziarie).
  4. Germania (Città di Brema, Università di Coblenza).
  5. Danimarca (Agenzia Nazionale per IT e Telecomunicazioni).
  6. Austria (PEPPOL.AT – Consorzio tra Finanze, Centro Fed. di calcolo, Centrale acquisti BBG).
  7. Finlandia (Ministero delle Finanze).
  8. Ungheria (Ufficio del Primo Min. – Direz. Generale Servizi Centrali).
  9. Grecia (Ministero Sviluppo Economico e Navigazione; Università del Pireo).
  10. Svezia – (Autorità Nazionale per la gestione finanziaria).
  11. Portogallo (ANCP – Agenzia Nazionale per gli Acquisti Pubblici).
  12. Scozia (eProcurement Scotl@nd).

La visione di lungo termine del progetto è che operatori economici e Pubbliche Amministrazioni di qualsiasi coppia di Stati Membri dell’UE non incontrino ostacoli nello svolgimento delle diverse fasi dei processi d’appalto elettronici, potendo scambiarsi in fase di gara attestati per la partecipazione e cataloghi di offerta, e a valle dell’aggiudicazione cataloghi, ordini e fatture, il tutto in formato elettronico e firmato in modo digitale.

Gli obiettivi del Progetto PEPPOL

Gli obiettivi del progetto si possono così riassumere:

  1. creazione di una community con standard aperti, condivisi e testati sul campo per l’interoperabilità di cataloghi, ordini e in un futuro prossimo delle Fatture Elettroniche;
  2. sviluppo soluzioni (building blocks) per facilitare l’interoperabilità tra sistemi esistenti;
  3. infrastruttura e servizi web per lo scambio di documenti;
  4. piani di lungo termine per sostenere l’esperienza dopo il progetto.

Le scadenze imposte dalla Regione Emilia Romagna

La Regione Emilia Romagna, con la delibera 287/2015, è la prima in Italia che ha aderito al modello PEPPOL. Per comunicare con la PA della regione Emilia Romagna si dovranno utilizzare gli standard definiti dal progetto. Gli obblighi e le scadenze sono così definite:

  • dal 31 Marzo 2016: obbligo per i fornitori degli Enti del Sistema sanitario regionale, nelle procedure di gara, di ricevere ordini e inviare DDT solo in formato elettronico (XML);
  • dal 30 Giugno 2016 le Aziende coinvolte nel sistema sanitario dovranno emettere ordini e ricevere fatture e DDT solo in formato elettronico;
  • dal 31 Gennaio 2017 la Regione e gli Enti Regionali dovranno emettere e ricevere fatture e DDT solo in formato elettronico.

ARXivar è già PEPPOL compatibile

ARXivar ha aggiunto al suo portale IX per l’invio e la gestione della Fatturazione Elettronica, la funzionalità per la gestione degli scambi di ordini e DDT con le Pubbliche Amministrazioni dell’Emilia Romagna. Ecco le funzionalità integrative:

  • generazione e invio DDT in formato XML PEPPOL: grazie ad uno specifico plugin che legge dal Database del gestionale siamo in grado di generare in automatico i file XML dei DDT. Questi potranno essere trasmessi alla PA in modalità manuale o in modo automatico con ARXivar;
  • generazione ed invio della fattura elettronica: attraverso il portale IX si acquisisce e si invia la fattura in formato XML prodotta dall’ERP oppure creando l’XML a partire dal PDF del documento. La fattura viene firmata in modo digitale e inviata al sistema di interscambio;
  • conservazione elettronica: attraverso il servizio IXCE all’interno del portale IX, è possibile assicurare la conservazione a norma delle fatture elettroniche.

Il servizio IX per PEPPOL ti permette di ricevere gli ordini dalle PA ed inviare i Documenti di Trasporto in formato XML PEPPOL.

IX peppol

Anche il portale è stato adattato con massima attenzione alla usabilità come illustrato nell’immagine sottostante:

peppol ix

Per una migliore gestione di tutte le fasi del ciclo dell’ordine, il portale IX può essere interfacciato con la piattaforma ARXivar, in cui si possono definire secondo le tue esigenze tutte le fasi del processo con un WorkFlow pensato per te.

Peppol integrazione con ARXivar

  • Ricezione Ordine.
  • Generazione ed invio DDT nel formato XML PEPPOL.
  • Generazione e invio fattura elettronica.
  • Conservazione sostitutiva.

PEPPOL la gestione degli ordini e DDT con ARXivar: le conclusioni

La regione Emilia Romagna ha aderito all’iniziativa Europea PEPPOL, che prevede il ricevimento e l’invio di fatture e DDT in formato elettronico. È obbligatorio per le aziende in ambito sanitario della Regione Emilia Romagna dal 30 Giugno 2016,  mentre per la Regione e tutti gli altri Enti Regionali  lo sarà a partire dal 31 Gennaio 2017.

La soluzione che ti proponiamo è quella di Able Tech, azienda che sviluppa ARXivar, che ha messo a disposizione nel suo portale IX le funzioni per l’invio e il ricevimento di fatture e DDT in formato elettronico. Per una migliore gestione di tutto il ciclo del processo ti consigliamo l’integrazione con la piattaforma ARXivar.

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Daniele Andreani

Document & Process Management c/o ATC Service S.r.l.

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