Conservazione elettronica a norma dei documenti informatici

La conservazione elettronica dei documenti è una procedura informatica che ne conferisce valore legale e fiscale. Il sistema di conservazione elettronica a norma dei documenti informatici mira a garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Esistono due tipologie di conservazione elettronica a norma dei documenti informatici:

1. conservazione in house. L’azienda crea il proprio sistema di conservazione su server aziendali, nominando il proprio Responsabile della Conservazione e compilando il relativo manuale;
2. conservazione in outsourcing. Il servizio di conservazione è affidato a un servizio esterno all’azienda. Il cliente può accedervi tramite portale web dedicato. In qualsiasi momento, può richiedere al Responsabile la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione.

Gli obiettivi che un’azienda può raggiungere utilizzando questo sistema sono:

1. digitalizzare i documenti fiscali. Le nuove leggi ci permettono di sigillare i documenti aziendali con la firma elettronica, la marcatura temporale, dando loro validità giuridica e fiscale;
2. eliminare la carta. Il processo di digitalizzazione deve avvenire una tantum e l’informazione deve essere gestita in un’ottica di collaborazione digitale. Questo obiettivo può essere raggiunto grazie all’utilizzo di un software di archiviazione documentale.

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione elettronica a norma dei documenti?

Con il termine archiviazione documentale si fa riferimento alla memorizzazione di un documento (digitale dall’origine o scansionato) su un supporto idoneo, come ad esempio un sistema di gestione documentale. Con il termine conservazione elettronica a norma dei documenti informatici si intende la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale. Il processo di conservazione è successivo al processo di archiviazione.

La normativa

Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 Marzo 2014, argomentano e spiegano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale.

Tali regole descrivono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità identificando le figure del:

• produttore dei documenti;
• utente;
• responsabile della conservazione.

Impongono la produzione del manuale della conservazione in cui sono descritti:

• il processo della conservazione;
• le modalità di esibizione;
• i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

La conservazione digitale dei documenti fiscali e tributari è regolamentata con il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

L’evoluzione della normativa

Con l’emanazione di due decreti, il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014, si sono stabilite le regole tecniche per il processo di conservazione elettronica a norma dei documenti e i dettagli sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.

Dal 12 Ottobre 2015 come disposto dal decreto:”Regole tecniche sul protocollo informatico, art. 7, c. 5″ il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

Il responsabile della Conservazione

Il responsabile della conservazione è una figura obbligatoria per chiunque adotti un sistema di conservazione a norma sia esso un ente pubblico, azienda o studio professionale. L’obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma. Vediamo i suoi compiti in dettaglio.

I compiti del “Responsabile della conservazione”

• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
• gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
• genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
• effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
• al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;
• adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
• provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
• predispone il Manuale della Conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Quali strumenti servono per la conservazione elettronica a norma dei documenti?

Il processo di conservazione comprende:

• la firma digitale: la firma elettronica che si applica ai documenti informatici. Ha lo stesso ruolo della firma tradizionale (autografa) che viene apposta sui documenti cartacei;
• la marca temporale: successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare un’attività.

L’unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.

Lo strumento di conservazione in Outsourcing [Parte Tecnica]

Con la soluzione di conservazione elettronica a norma dei documenti in outsourcing (IXCE), il cliente demanda ad Abletech, proprietario della soluzione nonchè ente accreditato presso AgID, tutti gli adempimenti della procedura di conservazione.

Abletech diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare i pacchetti di versamento, archiviazione e generazione del manuale di conservazione. Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.

Le tipologie di documenti sottoposti a conservazione elettronica a norma

Di seguito un elenco esemplificativo dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale (conservazione a norma).

• Documenti contabili: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
• Bilanci: il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa.
• Ciclo attivo e passivo: Fatture/NC/ND, Ricevute e gli Scontrini Fiscali, DDT ed altri documenti simili.
• Le dichiarazioni: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc.
• Moduli: Versamenti (modelli F24, F23).
• E-Mail, PEC.
• Cedolini.

I documenti passano in maniera del tutto automatica da qualsiasi gestionale o ERP ad ARXivar senza che l’operatore debba fare alcuna operazione.

Per qualsiasi informazione, siamo qui per te!

Per informazioni in merito al servizio di conservazione a norma, puoi contattarci ai seguenti recapiti:

telefono: +39 0382 496.811
email: commerciale@atcservice.it

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