Smart Working gli strumenti utili per lavorare ovunque

La rivoluzione digitale ha influito negli anni sullo stile di vita in azienda, permettendo a molti di lavorare fuori sede. Nasce così lo “smart working” (lavoro agile) dove dati e applicazioni aziendali sono portati all’esterno dell’azienda, in modo da consentirne l’utilizzo al personale addetto.

Impiegati, quadri e dirigenti possono dedicare il proprio operato in mobilità, all’esterno della loro sede. In questo post ti mostro gli strumenti utili ad agevolare i processi di lavoro e le soluzioni per condividere con facilità le tue informazioni.

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Lo smart working implica un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui sono fondamentali tre elementi:

  • le risorse umane: il personale deve essere pronto a rivedere il proprio ruolo in un’ottica di flessibilità e deve essere disponibile a creare maggiori sinergie con il management;
  • la tecnologia: le modalità di lavoro sono “agili” e tecnologicamente avanzate. L’accesso ai dati aziendali deve essere immediato e possibile da qualsiasi dispositivo, consentendo forme di lavoro più efficienti e personalizzate;
  • il monitoraggio costante: è indispensabile un’analisi dei risultati del lavoro per valutare l’efficienza del personale a seguito dell’introduzione del nuovo modello organizzativo del lavoro.

Smart Working gli strumenti di lavoro

Lo smart working implica un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale. La virtualizzazione del desktop e i nuovi strumenti di lavoro permettono di ridurre le distanze tra le persone, facendo sentire l’utente che lavora fuori sede coinvolto dalle dinamiche aziendali lavorative e relazionali.

La scelta della soluzione più adatta ad una determinata realtà permette di gestire con semplicità e avere sotto controllo l’operato digitale. Possiamo trovare diverse soluzioni che vengono in aiuto nella gestione del lavoro digitale. Qui di seguito ti propongo quattro soluzioni utili per gestire il tuo lavoro da qualsiasi luogo o dispositivo.

Software Documentale per digitalizzare i documenti e ottimizzare la gestione dei processi

Un software documentale rende digitali, gestisce, archivia, condivide e quindi rendere accessibili i documenti aziendali da qualsiasi luogo o dispositivo. Un software di gestione documentale permette quindi di:

  • semplificare i processi di business;
  • avere i documenti aziendali sempre disponibili;
  • modificare e visualizzare le revisioni apportate al documento da altri utenti;
  • recuperare versioni precedenti;
  • modificare il documento offline e sincronizzare la nuova versione una volta on line;
  • accedere agli allegati del documento e alle note;
  • fare il check out dei documenti per bloccarli e impedirne la revisione;
  • cercare i documenti online.

Il tutto con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi o modificati, perdendo informazioni importanti per l’azienda.

Nel mio lavoro utilizzo ARXivar, il gestore documentale che consente di garantire l’accessibilità delle informazioni da qualsiasi device, ovunque ci si trovi, consentendo di automatizzare il funzionamento dei processi organizzativi, in maniera facile ed intuitiva.
 il software di gestione documentale secondo ARXivar

Gli strumenti di Office 2016

Per la gestione del tuo lavoro fuori sede ci sono applicazioni che permettono di creare, modificare e condividere documenti da qualsiasi dispositivo iOS, Android o Windows, con chiunque e in tempo reale. Ad esempio quelle del pacchetto Office 2016.

Grazie al Cloud, puoi creare e avere sotto controllo un documento sul computer e modificarlo tramite smartphone o tablet, senza paura di dover trasferire il file da un dispositivo all’altro.

Screenshot della posta in arrivo di Microsoft Outlook 2016 con un elenco di messaggi e l'anteprima.

Per approfondire l’argomento ti consiglio di leggere: ”Office 2016 le principali funzioni che migliorano la tua produttività”.

Le videoconferenze nello Smart Working

Con un software per le videoconferenze ti sarà facile partecipare a riunioni e mantenere i contatti online ovunque ti trovi e con il dispositivo più adatto. Quando sei in viaggio oppure presso un cliente o un fornitore, le riunioni video possono essere la soluzione più rapida e semplice per partecipare alle riunioni.

Uno strumento utile per gestire le tue conferenze fuori sede è Skype for Business. Permette di creare videoconferenze ovunque ti trovi grazie alla sua portabilità su qualsiasi dispositivo e puoi controllare gli impegni delle persone coinvolte.

videoconferenze- riunioni skype web app

La posta elettronica nello Smart Working

La posta elettronica è il principale mezzo di comunicazione dello smart working. Uno degli strumenti cardine per mantenere al sicuro la tua casella di posta è: Microsoft® Exchange Online.

Microsoft® Exchange Online ti mette a disposizione più server distribuiti geograficamente in tutto il mondo, garantendo la tenuta del servizio replicando i dati.

Ines & Albe Smart Working

Smart Working gli strumenti utili per lavorare ovunque: le conclusioni

Lo smart working si presenta come un nuovo approccio all’organizzazione aziendale. Dove le tecnologie digitali giocano un ruolo decisivo. In questo post ti ho mostrato quali strumenti possono esserti di aiuto per organizzare il lavoro fuori sede.

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Laura Daccò

Web Analyst presso Atc Service S.r.l. Senior Marketing & communication specialist.