La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

26 Lug 2016

La comunicazione e la condivisione di informazioni, in maniera semplice e veloce, non può mancare nella tua azienda.

In questo post ti illustro le caratteristiche e i vantaggi di Microsoft® Teams e Zoom Meetings, due strumenti di comunicazione utili per creare le tue video conferenze e collaborare con il tuo team di lavoro.

La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

Photo by Dane Deaner on Unsplash

Skype è un software gratuito che può essere implementato su qualsiasi dispositivo: dagli smartphone ai tablet, dai computer alle Tv di ultima generazione. In seguito i dettagli della versione dedicata all’ufficio, denominata “Microsoft® Teams” , che sostituisce la versione precedente di Skype for business.

Microsoft Teams per PC Desktop: un nuovo ciclo di vita delle riunioni

micrsoft teamsCon Microsoft Teams puoi ottenere funzionalità illimitate come chat, videochiamate, condivisione di file, archiviazione e molto altro. Ecco una rapida panoramica dei servizi offerti nel piano gratuito:

  • chat e 10 GB di spazio di archiviazione per condividere e modificare file;
  • consultazione dei messaggi, delle @menzioni e delle risposte con un semplice tocco;
  • app di Office per il Web, tra cui Word, Excel, PowerPoint e OneNote per collaborare con il tuo team.

Come gestire le videoconferenze con Microsoft Outlook

Puoi utilizzare il software di posta elettronica Microsoft Outlook per pianificare una riunione online usando Skype for Business o Microsoft Teams, a seconda della versione supportata dalla tua organizzazione.

Se utilizzi la versione Skype for Business online, è possibile configurare nuove riunioni con Skype for Business Web Scheduler.

Per creare una videoconferenza con Outlook:

  • accedi alla sezione Riunione dalla schermata principale;
  • seleziona la voce “Teams Meeting” o “Skype Meeting” per effettuare una Riunione con Teams o Skype.

skype for business o mets

Comparirà una finestra che permette di inviare l’email di partecipazione. In questo riquadro, oltre che a impostare i destinatari, puoi fare altre azioni tra cui: scegliere il luogo della riunione (su Skype o in una sala dedicata della tua azienda), data e ora. Inoltre puoi anche inserire una breve descrizione riguardante gli argomenti trattati.

videoconferenze- e-mail di outlook

Se in azienda utilizzi con i tuoi collaboratori il calendario condiviso che offre Outlook, puoi controllare se i partecipanti sono disponibili a quella determinata ora grazie al comando Pianificazione. La finestra, che compare al click, contiene l’agenda di ciascuna persona. Ciò ti permette di organizzare la riunione quando nessuno ha altri impegni.

Di seguito ti riporto un video (in lingua inglese) che ti mostra i passaggi appena indicati.

Zoom Meetings la piattaforma per collaborare da remoto

Uno strumento alternativo per gestire le tue conferenze fuori sede è Zoom-meetings, la piattaforma web per meeting, webinar e collaborazione da remoto. Consente la condivisione dello schermo di qualunque dispositivo e mette a disposizione una suite di strumenti collaborativi, utili nel caso di riunioni di lavoro a distanza per le quali è richiesta la condivisione di idee e contributi.

zoom meetings software per videoconferenze

Con il piano gratuito Basic: si potranno creare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti, con una durata massima di 40 minuti. Le chiamate video 1 a 1, invece, non hanno alcuna limitazione di tempo.

Smart working: gli strumenti per organizzarsi al meglio

Esistono diverse soluzioni che aiutano le aziende a organizzare riunioni in remoto e condividere progetti. Per approfondire l’argomento sugli strumenti utili per la gestione del lavoro digitale, puoi leggere l’articolo: “Smart working: gli strumenti per organizzarsi al meglio

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Laura Daccò

Web Analyst presso Atc Service S.r.l. Senior Marketing & communication specialist.