La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

26 Lug 2016

La comunicazione e la condivisione di informazioni, in maniera semplice e veloce, non può mancare nella tua azienda.

Skype for Business ti permette di creare videoconferenze ovunque ti trovi. In questo post ti illustro le caratteristiche e i vantaggi di questo potente strumento di comunicazione.

La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

Photo by Dane Deaner on Unsplash

Skype è un software gratuito che può essere implementato su qualsiasi dispositivo: dagli smartphone ai tablet, dai computer alle Tv di ultima generazione. In seguito i dettagli della versione dedicata all’ufficio, denominata “Skype For Business“. 

[Aggiornamento Novembre 2017] Skype per PC Desktop: il cambiamento radicale nel design

Con l’ultima versione del programma, Microsoft ha cambiato in modo radicale la grafica. La nuova release è presente per i dispositivi Mac e per le versioni Windows 7,8 e Windows 10. I temi personalizzabili della nuova versione di Skype ti permettono di:

  • scegliere il colore della grafica;
  • ordinare gli elenchi di chat in maniera cronologica, in base ai messaggi non letti e allo stato.

Inoltre il nuovo pannello di notifica ti permette di gestire:

  • le menzioni nelle chat di gruppo;
  • le reazioni ai messaggi e le chiamate perse.

Pianificare riunioni con Skype meeting broadcast 

Microsoft ha introdotto in Skype for Business la funzione Skype Meeting Broadcast. La funzione consente di pianificare, produrre e trasmettere riunioni o eventi a destinatari online, fino ad un massimo di 10.000 partecipanti. In questo modo puoi gestire i profili di accesso, impostando i permessi di visibilità di ogni ospite:

  • Anonimo: chiunque in possesso del collegamento della riunione può partecipare, anche se esterno all’azienda.
  • Protetto: è consentito partecipare solo agli utenti invitati al meeting. Attraverso questa opzione puoi inserire gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare.
  • Tutta l’azienda: possono aderire tutti i membri dell’azienda attraverso nome utente e password aziendali.

E’ inoltre possibile personalizzare la riunione aggiungendo un feed “Yammer” o “Bing Pulse”. Questo consentirà agli utenti di partecipare durante l’evento e valutare il loro coinvolgimento e la loro soddisfazione.

I vantaggi di Skype for Business

Vediamo alcuni vantaggi della versione dedicata all’ufficio.

  • Aumenta le utenze (rispetto alla versione gratuita) fino ad un limite di 250 persone. Le utenze sono gestite nelle attività di messaggistica, videochiamate e condivisione dello schermo;
  • utilizza Office, ti permette di collegarti con i tuoi colleghi e partecipare in maniera attiva alla modifica dei documenti;
  • protegge le tue conversazioni: i colloqui sono protetti da autentificazione e crittografia avanzata;
  • gestisce gli account dei dipendenti e le funzionalità. Permette l’aggiunta o la rimozione delle persone incluse nell’abbonamento. Permette inoltre di assegnare caratteristiche in base all’esigenza di collaborazione.

In seguito un video (in lingua inglese) che mostra alcune delle nuove funzionalità.

 

Come gestire le videoconferenze con Microsoft Outlook

Nell’ultima versione di Office 2016 e Office 365, puoi trovare delle funzionalità di Skype anche in Outlook, il tuo client di post elettronica preferito. Se vuoi approfondire l’argomento sulle novità del pacchetto Office ti consiglio di leggere: ”Office 2016 le principali funzioni che migliorano la tua produttività”.

La creazione di videoconferenze con Skype è molto semplice. Dalla tua pagina Outlook nella sezione Riunione seleziona la voce Riunione Skype.

videoconferenze- barra skype

Comparirà una finestra che permette di inviare l’email di partecipazione. In questo riquadro, oltre che a impostare i destinatari, puoi fare altre azioni tra cui: scegliere il luogo della riunione (su Skype o in una sala dedicata della tua azienda), data e ora. Inoltre puoi anche inserire una breve descrizione riguardante gli argomenti trattati.

videoconferenze- e-mail di outlook

Se in azienda utilizzi con i tuoi collaboratori il calendario condiviso che offre Outlook, puoi controllare se i partecipanti sono disponibili a quella determinata ora grazie al comando Pianificazione. La finestra, che compare al click, contiene l’agenda di ciascuna persona. Ciò ti permette di organizzare la riunione quando nessuno ha altri impegni.

Di seguito ti riporto un video (in lingua inglese) che ti mostra i passaggi appena indicati.

Come partecipare alle videoconferenze

All’ora stabilita giungerà alla casella di posta una email con il link Partecipa alla riunione. Quando clicchi sul link ti porta nella pagina della Web App di Skype For Business. Di seguito ti riporto l’immagine della schermata di questa pagina.

videoconferenze- riunioni skype web app

Cliccando sull’icona dello schermo schermo skypeti compare una tendina in cui puoi creare, in maniera condivisa, un file modificabile da tutti i partecipanti. Questo file deve essere caricato su OneDrive For Business, non puoi utilizzare un documento presente in locale.

OneDrive for Business è integrato nel pacchetto della nuova versione di Office. Ti permette di archiviare, condividere e sincronizzare i file di lavoro presenti nel Cloud da qualsiasi dispositivo. Inoltre abilita la modifica dei documenti in contemporanea con altre persone.

La videoconferenza i vantaggi per le aziende: le conclusioni

 

In questo post ti ho illustrato come si possono creare videoconferenze su Outlook. Ti ho mostrato la schermata di Skype in cui potrai effettuare diverse azioni tra cui aggiungere persone, gestire impostazioni come abilitare chat, disattivare l’audio, trasferire la chiamata su un altro dispositivo e molto altro ancora.


Laura Daccò

Web Analyst presso Atc Service S.r.l. Senior Marketing & communication specialist.

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