Smart working: gli strumenti per organizzarsi al meglio

13 Mar 2020

In questi giorni stiamo aiutando molte realtà aziendali ad essere operative tramite Smart working e consentire al personale addetto di svolgere il proprio operato all’esterno della loro sede.

Esistono diverse soluzioni che vengono in aiuto nella gestione del lavoro digitale. In questo articolo sei strumenti utili per agevolare i processi e condividere con facilità le tue informazioni.
smart working coronavirus

Smart Working gli strumenti di lavoro

Lo Smart working implica un nuovo modello di organizzazione del lavoro, in cui la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale. I nuovi strumenti digitali permettono di continuare il proprio operato a distanza senza compromettere le dinamiche aziendali e relazionali.

1. Software gestionale per governare le funzioni primarie della tua azienda

Utilizzando reti VPN o gestionali in Cloud abbiamo reso disponibili in Smart working funzioni essenziali come: contabilità e amministrazione, vendite e acquisti, magazzino e logistica, produzione e controllo di Gestione. 
OndaiQ smart working

Software gestionale OndaiQ

Nel mio lavoro quotidiano utilizzo il software gestionale OndaiQ: un alleato a cui affidare la memoria di eventi e informazioni, permettendo di concentrarsi sulle questioni più importanti.

La Rubrica, gli Ordini dei clienti, il Catalogo Prodotti e le Promozioni sono sempre sotto controllo e in più è possibile avere un proprio Assistente Personale che fornisce le informazioni utili a ciascun operatore, in modo semplice e intuitivo.

2. Software Documentale per digitalizzare i documenti e ottimizzare la gestione dei processi

Per digitalizzare i documenti e ottimizzare i processi aziendali puoi utilizzare un software di gestione documentale che permette di:

  • disegnare e automatizzare i processi di business;
  • digitalizzare, gestire, archiviare e condividere i documenti aziendali da qualsiasi luogo o dispositivo.

Il tutto con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi o modificati, perdendo informazioni importanti per l’azienda.

Nel mio lavoro utilizzo ARXivar che integra in un’unica piattaforma le funzioni di gestione documentale, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

software documentale arxivar smart working

3. Software di videoconferenza

Con un software per le videoconferenze ti sarà facile partecipare a riunioni e mantenere i contatti online ovunque ti trovi e con il dispositivo più adatto.

Uno strumento utile per gestire le tue conferenze fuori sede è Zoom-meetings, la piattaforma web per meeting, webinar e collaborazione da remoto. Consente la condivisione dello schermo di qualunque dispositivo e mette a disposizione una suite di strumenti collaborativi, utili nel caso di riunioni di lavoro a distanza per le quali è richiesta la condivisione di idee e contributi.

zoom meetings software per videoconferenze

Con il piano gratuito Basic: si potranno creare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti, con una durata massima di 40 minuti. Le chiamate video 1 a 1, invece, non hanno alcuna limitazione di tempo.

4. Programma di posta elettronica

La posta elettronica è il principale mezzo di comunicazione dello Smart working. Uno degli strumenti cardine per mantenere al sicuro la tua casella di posta è: Microsoft® Exchange Online.

microsoft exchange online smart working

Microsoft® Exchange Online ti mette a disposizione più server distribuiti geograficamente in tutto il mondo, garantendo la tenuta del servizio replicando i dati.

I filtri della posta indesiderata e antimalware inclusi, proteggono i messaggi e i tuoi dati. Puoi inoltre accedere ovunque a e-mail, calendario e contatti, con tutti i principali browser e da qualsiasi dispositivo.

5. Soluzioni VOIP

Le soluzioni VoIP consentono di connettere diversi telefoni senza dover dedicare ad ognuno di questi interni una linea telefonica fisica. E’ una tecnologia che permette di effettuare una conversazione telefonica sfruttando la connessione ad Internet o una rete dedicata che utilizzi il protocollo IP.

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Tutto quello che ti serve per passare al centralino VoIP è una connessione a Internet stabile. In commercio ci sono diverse possibilità di scelta che ti permettono di gestire le chiamate in attesa, configurare l’instradamento personalizzato delle chiamate, impostare risponditori automatici e iniziare una chat con i tuoi interlocutori.

6. Sito web e canali social media

Attraverso la comunicazione sul sito web e sui canali social media come Facebook, puoi ridurre la distanza tra te e i tuoi clienti. La condivisione di contenuti come video, how-to e guide sono un ottimo strumento per dare valore alla tua attività.

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Analizza periodicamente i report delle tue attività digitali per capire come ottimizzare o ristudiare la comunicazione di valore da offrire al tuo interlocutore.

Smart Working gli strumenti utili per lavorare ovunque: le conclusioni

Lo smart working si presenta come un nuovo approccio all’organizzazione aziendale. Dove le tecnologie digitali giocano un ruolo decisivo. In questo articolo ti ho elencato sei strumenti di lavoro utili per organizzare il tuo operato fuori sede.

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