Evento 16 Marzo: fattura elettronica B2B e B2C

19 Mar 2018

Ho partecipato, il 16 Marzo 2018, all’evento organizzato da Abletech sulla nuova normativa in tema di fattura elettronica.

Quali sono le opportunità delle nuove normative per le organizzazioni? Quali soluzioni tecnologiche rendono più semplici e sostenibili gli adeguamenti? In questo articolo i dettagli.

Evento fattura elettronica b2b

Fonte: facebook.com/ARXivarAbletech/

La fattura elettronica B2B e B2C, prevede le stesse regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate per la Fatturazione Elettronica verso la PA:

  • l’utilizzo del formato .XML;
  • la trasmissione e la ricezione tramite SdI;
  • la conservazione digitale delle fatture emesse e ricevute.

Le scadenze normative

1 Luglio 2018: cessione di benzina / gasolio e subappalti nell’ambito di appalti pubblici

La Legge di Bilancio estende l’obbligo, dal 1° luglio 2018, di utilizzare la fattura elettronica anche per le cessioni di carburanti per autotrazione effettuate verso imprese private e professionisti.

I benzinai saranno obbligati ad emettere fattura elettronica ed inviarla al richiedente tramite SdI (Sistema di interscambio).


1 Gennaio 2019: scambi B2B e B2C

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per gli scambi B2B (fatturazione tra aziende) e B2C (verso i contumatori privi di partita IVA).

Gli attori coinvolti nel processo di fattura elettronica

La fatturazione elettronica coinvolge diversi attori: il fornitore o l’intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione (PA) o  le aziende private.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma che:

  • consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica;
  • trasmette la fatture elettroniche dal fornitore al destinatario, che sia la Pubblica Amministrazione o un privato;
  • trasmette le notifiche relative alle attività svolte verso la Pubblica Amministrazione o verso il privato e al fornitore.
  • gestisce e smista i messaggi del flusso documentale.

I canali di comunicazione del Sistema di Interscambio

La fattura elettronica, in formato .XML, può essere gestita dal Sistema di Interscambio (SdI) tramite tre diversi canali di comunicazione:

  • casella di posta elettronica certificata (PEC): tempistiche massime di elaborazione SdI 48 ore;
  • intermediario accreditato: tempistiche massime 24 ore;
  • portali Web: tempistiche massime 24 ore.

Il servizio intermediario “IX-FE” per inviare, ricevere e conservare a norma le fatture elettroniche

IX-FE” è il servizio intermediario per inviare, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE.

Ciclo-attivo-trasmissione-fattura-elettronica-b2b

  • Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML;
  • Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori;
  • Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato;
  • Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP;
  • Gestione ricevuta di consegna fattura;
  • Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura);
  • Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

Ciclo-passivo-ricezione-fattura-elettronica-b2b

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Fasi del ciclo passivo della fatturazione elettronica con IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Esportazione massiva delle fatture in formato XML o PDF;
  5. Registrazione contabile;
  6. Conservazione elettronica a norma (obbligatoria) tramite servizio IX-CE.

“IX-CE” è il servizio in outsourcing per conservare a norma le fatture elettroniche. La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all’interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale assegna al documento gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce, come previsto dal CAD (art.44):

  • l’autenticità;
  • l’integrità;
  • l’affidabilità;
  • la leggibilità;
  • la reperibilità dei documenti informatici.

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:

  • processo automatizzabile;
  • nessun monitoraggio;
  • nessun rischio di perdita dati;
  • tempi di gestione bassi;
  • integrazione con ERP.

IX-FE” sgrava l’azienda da tutte le incombenze tecnologiche necessarie alle operazioni di gestione delle fatture elettroniche verso e da il SdI.

Servizio “IX-TD” per l’invio dei dati delle fatture elettroniche e liquidazioni IVA

IX-TD è il servizio, in outsourcing, per gestire l’invio telematico dei dati delle fatture e liquidazioni IVA all’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2017 i contribuenti soggetti passivi IVA sono obbligati a trasmettere per via telematica:

  • una comunicazione semestrale dei dati delle fatture emesse e ricevute (per il 2017);
  • una comunicazione trimestrale dei dati delle liquidazioni periodiche IVA.

IX.TD gestisce l’invio del  Spesometro 2.0: il flusso del dati delle fatture in formato .XML da inviare in modalità semestrale e trimestrale (dal 2018).

Gestire i flussi operativi con IX-FE e il sistema di gestione documentale ARXivar

ARXivar è una piattaforma documentale che permette di concentrare in un unico punto le informazioni di un’azienda o di un reparto per poterle gestire in sicurezza. ARXivar integra in un unica piattaforma le funzioni archiviazione, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali.

Permette di gestire ogni fase della fattura elettronica, integrandosi con i servizi in outsourcing IX-FE, IX-CE e interagendo con lo SdI.

IX-FE cattura i documenti dal gestionale, controlla eventuali errori, invia al SdI e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma. Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE:

  1. Invio Fattura XML a IX-FE.
    Opzionale: Trasformazione del PDF in XML.
  2. Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori.
  3. Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato.
  4. Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP.
  5. Gestione ricevuta di consegna fattura.
  6. Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura).
  7. Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Permette di approvare o rifiutare le fatture e le esporta per una facile integrazione con il sistema contabile. Fasi del ciclo passivo con il servizio IX-FE:

  1. Ricezione fattura XML dal SdI;
  2. Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento relativa annotazione;
  3. Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
  4. Connettore diretto con gestionale per inserimento automatico della Fattura;
  5. Salvataggio in ARXivar dei dati contabili (Protocollo iva);
  6. Accettazione fattura;
  7. Conservazione a norma.

Integrazione diretta dai sistemi gestionali ERP attraverso web API e web service.

La conservazione a norma assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. La conservazione documentale prevede di assegnare al documento (fatture, DDT, etc.) gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

ARXivar propone soluzioni per la conservazione a norma sia in modalità in house che outsourcing.

I vantaggi della fatturazione elettronica per le imprese 

L’adozione di questo sistema permette alle aziende di ottenere numerosi vantaggi tra cui:

  • aumento dell’efficienza dei processi amministrativi. La digitalizzazione dei processi di generazione, invio e ricezione della fattura elettronica, permette di ridurre i tempi di consegna e avere certezza di recapito della fattura elettronica;
  • riduzione dei costi di emissione, invio e archiviazione delle fatture;
  • riduzione dei tempi di consegna e di incasso. Si limitano i tempi di ricezione, gli errori di contabilizzazione e i tempi di incasso;
  • aumento della sicurezza. I processi di firma elettronica consentono al mittente e al destinatario di garantire l’integrità, l’origine e l’autenticità delle fatture.
  • automatizzazione e l’integrazione dei processi di ricezione delle fatture. Si automatizzano i processi di convalida e verifica partendo dai dati contenuti nel documento. Tutto ciò permette l’integrazione e la contabilizzazione automatica.

Webinar di approfondimento sulla fattura elettronica B2B

Per approfondire l’argomento, iscriviti ai Webinar sulla fattura elettronica B2B “Fatturazione elettronica B2B: da obbligo normativo a opportunità organizzativa”.

 

Guida alla fatturazione elettronica

Per aiutarti a conoscere il mondo della Fatturazione Elettronica abbiamo sviluppato una guida gratuita che ti accompagnerà passo dopo passo nella gestione della fatturazione elettronica in azienda!

 

Per qualsiasi informazione, siamo qui per te!

Per informazioni in merito al servizio di fatturazione elettronica, puoi contattarci ai seguenti recapiti:

telefono: +39 0382 496.811
email: commerciale@atcservice.it

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Daniele Andreani

Document & Process Management c/o ATC Service S.r.l.

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