Come creare una fattura elettronica e quali sono i vantaggi per le imprese

07 Ott 2016

Dal 1 Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra privati e per gli acquisti di carburanti per autotrazione  Dal 1 Luglio 2018 è diventata obbligatoria per i subappalti nell’ambito di appalti pubblici. Le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione invece sono obbligate a emettere le fatture in formato elettronico già dal 31 Marzo 2015.

Edisoftware, per far fronte a quest’ultima normativa, ha implementato un nuovo pacchetto software, abbinato ai gestionali Onda e Oceano iQ, denominato “ FatturaPA ”. In questo articolo i vantaggi e i dettagli su come creare una fattura destinata alla P.A.

fatturazione elettronica

Gli incentivi per la fatturazione elettronica tra imprese private

La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole, in termini di costi e di tempi, dovuto alla maggiore efficienza dei processi. Per favorire l’implementazione del sistema il decreto legislativo ha previsto una serie di incentivi e di vantaggi:

  • l’abolizione dello spesometro, che prevede l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate tutte le operazioni soggette all’emissione di fattura e quelle di più rilevante entità che non prevedono fattura, soggette a scontrino fiscale;
  • l’abolizione degli obblighi di comunicazione relativi alle cosiddette “black list”(art. 50, comma 6, D.L. n. 331/1993), riguardanti prestazioni di servizi intercorse con soggetti o imprese fiscalmente domiciliate in nazioni a fiscalità privilegiata;
  • l’esecuzione in via prioritaria dei rimborsi IVA, anche in assenza dei requisiti previsti, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
  • semplificazioni sui controlli fiscali: un decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze introdurrà novità e semplificazioni. I controlli potranno essere effettuati da remoto, riducendo gli adempimenti dei contribuenti ed evitando di ostacolare lo svolgimento delle loro attività.

Fattura elettronica obbligatoria: le scadenze

Il Comunicato stampa n.7 del Consiglio dei Ministri rinvia al 1° gennaio 2019 l’obbligo, previsto dalla Legge di bilancio 2018 (Legge 27 dicembre 2017, n. 205), della fatturazione elettronica per la vendita di carburante, a soggetti titolari di partita IVA presso gli impianti stradali di distribuzione. Il 1 Gennaio 2019 vede l’obbligo di fatturazione elettronica tra imprese (B2B e B2C).

Per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito degli appalti pubblici, il comunicato stampa non segnala proroghe all’obbligo di fatturazione elettronica, prevista quindi dal 1° luglio 2018.

Come impostare i parametri aziendali per la fatturaPA in OndaiQ [sezione tecnica]

Prima di emettere una fattura destinata alla PA, bisogna accedere in OndaiQ e impostare una serie di parametri funzionali.

Menu: Struttura / Parametri / Parametri Azienda   

  • Ufficio Rea (occorre indicare separatamente l’ufficio (indicarlo in maiuscolo) che ha rilasciato il codice REA e il  relativo numero).
  • Socio unico.
  • Tipo Società.
  • Regime Fiscale.
  • Numero Bollo: per indicare il numero di autorizzazione all’emissione del bollo virtuale.
  • Ditta in Liquidazione: per indicare se la ditta è in liquidazione.
  • Indicare in che momento generare il giroconto dell’iva in caso di Split Payment.

fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Struttura / Anagrafiche / Anagrafica Clienti

  • Sezione AltriDati: è stato aggiunto il campo ‘Codice Destinatario’ dove indicare il codice dell’ufficio della PA che dovrà ricevere la fattura, il campo è utilizzabile se attivata l’opzione ‘Stato o Ente Pubblico’.
  •  Sezione Documenti: è necessario indicare il numero del sezionale iva su cui dovranno essere emesse le fatture.
  • Sezione Fatturazione: il software abilita il flag “In Sospensione/iva x cassa”; valutare di volta in volta se lasciarlo attivo o no. (ad esempio, se il cliente è in regime di “Split Payment, il flag andrà tolto).

fatturapa software gestionale OndaiQ

  • Sezione Documenti: è necessario indicare il numero del sezionale iva su cui dovranno essere emesse le fatture.
  • Sezione Fatturazione: il software abilita il flag “In Sospensione/iva x cassa”; valutare di volta in volta se lasciarlo attivo o no. (ad esempio, se il cliente è in regime di “Split Payment, il flag andrà tolto).

Menu: Struttura / Tabelle Comuni / Condizioni di Pagamento

È stato aggiunto il campo ‘Tipo Pagamento PA’ per poter abbinare alle varie condizioni di pagamento codificate dall’azienda il relativo codice richiesto dalla PA.

 fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Struttura / Tabelle Comuni / Tipologie Pagamento

Propedeutico alla compilazione della tabella “Condizioni di Pagamento”.

 fatturapa software gestionale OndaiQ 

Menu:  Struttura / Tabelle Comuni / Aliquote IVA

Consigliamo di creare dei codici iva appositi per la Pubblica Amministrazione, in modo da riconoscerli facilmente in fase di Riepilogo Annuale Iva per Aliquota.

  • È stato aggiunto il campo ‘Natura’ per poter specificare il codice univoco relativo al tipo di esenzione.
  • E’ stato aggiunto il campo ‘Riferimento Normativo’ per indicare in esteso la norma di assoggettazione iva.
  • E’ stato aggiunto il campo ‘Riferimento Normativo Reverse Charge’ per indicare in esteso la norma di assoggettazione iva per le sole fatture in regime di Reverse Charge.

fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Servizi / Numerazioni / Numerazione Sezionali IVA

È necessario creare due nuovi sezionali iva; uno per le PA che operano in regime di “Split Payment” e uno per le altre PA.
È stato aggiunto il campo ‘Sezionale Pubblica Amministrazione’ per poter specificare se il sezionale è relativo ai documenti da inviare alla PA, ed il campo “Split Payment” per indicare il regime IVA.

 fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Struttura / Tabelle comuni / Divise

È stato aggiunto il campo ‘Codice Divisa ISO per PA’ dove indicare il codice ISO della divisa in uso (nel caso di EURO indicare EUR).

 fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Struttura / Tabelle comuni / Nazioni

È stato aggiunto il campo ‘Codice Stato Estero’ dove indicare il codice nazione in uso (nel caso di Italia indicare 380).

fatturapa software gestionale OndaiQ

Menu: Operatività / Vendite / Fatture Emesse

All’interno dei documenti di vendita, è necessario compilare alcuni campi obbligatori, ed altri invece facoltativi.

CAMPI OBBLIGATORI

  • Nella sezione “Spese/Sconti” è’ stato aggiunto il campo ‘Tipo Documento PA’.
  • Nella sezione “Generale” viene riportato il sezionale iva indicato in anagrafica clienti.

fatturapa software gestionale OndaiQ

CAMPI “FACOLTATIVI”

  • Nella sezione “Generale” è necessario indicare il codice CIG fornito dalla PA.
  • Se viene indicato il CIG, diventano obbligatori i campi a destra nella parte di input “Riferimenti Documento PA”; qui si dovranno indicare gli estremi del documento del cliente (ordine di acquisto / delibera).

 fatturapa software gestionale OndaiQ

  • In conferma di un documento, se il cliente è una PA e il sezionale iva non è un sezionale PA, viene rilasciato un errore bloccante.Questo si verifica anche nel caso contrario, in cui il cliente non è una PA e il sezionale è un sezionale PA.
  • In modifica di un documento preesistente, se il cliente è una PA e il sezionale non è un sezionale PA, viene rilasciato un warning non bloccante.

Come inviare la fatturaPA

Una volta inserita e memorizzata la fattura, per generare il file XML sarà necessario passare al software specifico “FatturaPA”. In fase di login, saranno richiesti alcuni parametri di configurazione che rimarranno memorizzati per le volte successive.

fatturapa ondaiQ

Impostare il nome del server, la base dati e la cartella di lavoro dove salvare i file XML che verranno generati.

fatturapa ondaiq

Impostare i filtri sulle date di interesse, e selezionare se generare il file con la scadenza al netto dell’IVA oppure no.

fatturapa versione 2 ondaiq

Selezionare le fatture di cui vogliamo generare il file e controllare che siano correttamente inseriti tutti i campi.

Casi non gestiti:

  • Emissione di fatture soggette a ritenuta d’acconto.
  • Aziende che emettono fatture tramite un rappresentante fiscale.
  • Emissione di fatture in nome e per conto.
  • Fatture accompagnatorie (in quanto non vengono caricati i dati relativi alla spedizione e al vettore).

Informazioni Relative al singolo documento che non vengono gestiti:

  • Dati dell’ordine di acquisto e del contratto.
  • Dati Convenzione e Ricezione.
  • Dati SAL e Trasporto.
  • Fattura Principale.
  • Dati Veicoli.
  • Allegati.

Come creare le fatturaPA con OndaiQ: conclusioni

Dal 2015 è diventata obbligatoria la trasmissione digitale della fatturazione alle pubbliche amministrazioni. Anche i software gestionali si sono adattati a questa esigenza. In questo articolo ti ho descritto come creare la fatturaPA con la soluzione gestionale Onda e Oceano iQ, sviluppata da Edisoftware.

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Alberto Nicrosini

Responsabile Area Software Gestionale. Contatti diretti con fornitori in ambito gestionale. Controllo e gestione problematiche gestionali presso i clienti. Definizione condizioni commerciali e contrattuali clienti-fornitori.

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