Come fare la conservazione sostitutiva delle email PEC

L’uso della PEC (posta elettronica certificata) ha introdotto una nuova tipologia di comunicazione tra Pubblica Amministrazione, imprese e professionisti.

E’ diventata una realtà necessaria per risparmiare tempo e ottenere efficienza. In questo post i dettagli sulla conservazione sostitutiva PEC.

Durante i miei incontri in azienda rilevo dubbi e domande, di professionisti ed Aziende che utilizzano le email certificate:

E’ corretto liberare spazio in memoria cancellando email e ricevute nella casella PEC? Come faccio ad evitare il blocco del servizio e conservare i documenti? Per quanto tempo devo conservare i documenti?

Una volta raggiunti i limiti di archiviazione della propria casella, i titolari di azienda e i dipendenti, si trovano obbligati a liberare spazio in memoria. Di conseguenza cancellano i vecchi messaggi e le ricevute in esubero. Questa operazione purtroppo comporta la perdita di informazioni opponibili a terzi.

Cos’è la posta elettronica certificata

La Posta Elettronica Certificata, a differenza della Posta Elettronica Ordinaria, fornisce agli utenti il valore legale delle email, degli stati di invio e di consegna. La email PEC:

• ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno (come da DPR 11 Febbraio 2005 n.68);
• attesta l’orario esatto di spedizione: riferimento temporale che certifica data ed ora;
• garantisce la certezza del contenuto: grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, non è possibile modificare il messaggio e gli allegati.

Cosa significa posta certificata

La posta elettronica Certificata garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio. Il termine “Certificata”si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia una ricevuta di spedizione al mittente. La ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario, invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che il messaggio:

• è stato spedito;
• è stato (o non) consegnato: il gestore del servizio avvisa, con messaggi positivi o negativo, l’esito delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna).

La normativa per conservazione sostitutiva PEC

Dal 1° luglio 2017 tutti i documenti relativi ai contribuenti devono essere inoltrati via PEC, come da D.L. n. 193/2016. I soggetti interessati dalla normativa sono:

• le imprese individuali;
• le società;
• i professionisti iscritti all’albo;
• i professionisti iscritti a elenchi istituiti con legge dello Stato.

Il Legislatore suggerisce di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza degli articoli del Codice Civile:

• Articolo 2214 c.c.: l’articolo prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di “conservare in modo ordinato per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite“;
• Articolo 2220 c.c.: l’articolo dispone “la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.”

In via interpretativa le regole sopra citate, si possono estendere alla casella di posta elettronica certificata dell’impresa.

Cosa occorre per conservare a norma le email PEC spedite

Per conservare le PEC spedite occorre la “ricevuta di consegna completa”. La ricevuta contiene tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo, ovvero:

• il messaggio inviato;
• la ricevuta;
• la firma elettronica.

Il file daticert.xml creato contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato ID del messaggio PEC, la consegna e mittente).

IX-PEC: la soluzione in cloud per gestire le email PEC

IX-PEC è il servizio web di Abletech, azienda specializzata nella soluzione ARXivar, per la gestione dei documenti in azienda. Il servizio permette di archiviare, in automatico, le email dei gestori all’interno della piattaforma e di procedere con la conservazione a norma. IX-PEC:

• archivia la posta elettronica certificata;
• le organizza in automatico dopo l’invio;
• inserisce le email ricevute in una cartella “da archiviare”;
• organizza l’archivio in semplici cartelle suddivise per Casella di posta/anno/in-out. Ogni mail archiviata può essere arricchita di note e allegati;
• ricerca le mail sia per contenuti che per indici di classificazione (mittente destinatario, oggetto, data) attraverso il campo di ricerca;
• conserva le mail PEC.

Come fare la conservazione sostitutiva PEC in azienda. Le conclusioni

La PEC è diventata una realtà necessaria per risparmiare tempo e ottenere efficienza in azienda. In questo post ho spiegato la conservazione sostitutiva PEC. Ora tocca a voi, come conservate la posta certificata in azienda?