Come individuare i costi di stampa nella tua azienda in 5 mosse

La riduzione dei costi ti sta a cuore ma non sai da dove iniziare. Quanto spendi per stampare i documenti aziendali? In questo post voglio aiutarti a rispondere a questa domanda e a individuare i costi di stampa nella tua azienda.

A cosa sono dovuti i costi di stampa nelle aziende?

La International Data Corporation (IDC), in collaborazione con Xerox, ha pubblicato uno studio che individua i costi di stampa nelle aziende. La ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 3% del profitto annuo di un’azienda. I costi si dividono in diretti e nascosti. Vediamoli nel dettaglio.

• i costi di stampa diretti: sono quelli che nascono dall’acquisto di una nuova stampante, dalle spese di manutenzione e dai materiali consumabili (per esempio toner e carta);
• i costi di stampa nascosti: sono legati all’ottimizzazione dello spazio e delle risorse, alla durata delle chiamate telefoniche del servizio di assistenza e al numero dei fornitori.

Le 5 mosse per individuare i costi di stampa

I costi diretti sono più facili da determinare. La fattura di acquisto di una stampante o di un toner sono facilmente reperibili. Più difficile è determinare i margini di ottimizzazione delle risorse del proprio ufficio. Ti suggerisco 5 mosse per individuare e ridurre i costi di stampa (diretti e nascosti).

• Controlla i volumi di stampa.
• Controlla il consumo dei toner.
• Ottimizza lo spazio e condividi le risorse.
• Ottimizza il numero di fornitori.
• Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa.

Controlla i volumi di stampa

I volumi di stampa sono determinati dal numero di pagine che l’azienda produce in un mese. Per calcolarli hai bisogno di conoscere alcuni parametri:

• il numero delle stampanti all’interno del tuo ufficio o della tua azienda;
• il ciclo di funzionamento di ciascuna stampante (è fornito nelle specifiche tecniche). E’ la quantità massima di stampe mensili che una macchina può supportare. Superare questa soglia significa sovraccaricare la stampante di lavoro, rallentandone la velocità e aumentando il rischio di guasto;
• la tipologia del reparto: in base alle esigenze di ogni reparto, l’utilizzo di carta e inchiostri può variare. Il reparto marketing ad esempio avrà un’esigenza di stampa maggiore degli altri reparti interni all’azienda;
• la quantità di carta acquistata al mese (puoi calcolare questo valore prendendo le schede di fatturazione);
• il numero di copie che ogni reparto ha stampato, è importante tenere un registro di quante risme sono richieste e stampate da ogni reparto.

Ottenuti questi dati, puoi compilare una tabella Excel che ti permette di controllare se sfrutti o meno le stampanti.

Analizziamo insieme l’esempio. In questo documento puoi notare che il reparto pubblicità, marketing e tipografia sovraccaricano di lavoro le loro stampanti.

Una soluzione può essere quella di spostare la stampante nel reparto di amministrazione, che ha un ciclo di funzionamento troppo elevato per le richieste, e metterla nel reparto tipografia.

Controlla i costi dei toner

Un altro costo che devi tenere in considerazione per la tua azienda è quello dei toner. Per scoprirlo devi conoscere il numero di copie che possono essere stampate, la resa per pagina, si trova nell‘etichetta della cartuccia di inchiostro.

Devi identificare la copertura delle pagine che la tua azienda produce. L’immagine in seguito rappresenta la copertura di toner per tipologia di pagina (in bianco e nero, a colori, per banner pubblicitari).

Ad esempio se prendi un toner che stampa 5.000 copie al 5% di copertura e lo usi per stampe con il 15%, le copie che otterrai saranno solo 1.750 circa, con il 20% saranno 1.250 circa e con il 35% diminuiranno fino a 700 circa.

Per avere una visione globale puoi integrare il file Excel, creato per i volumi di stampa, con la quantità di toner acquistata, quella richiesta per reparto e la copertura di ciascuno.

La tabella mostra come le stampanti del reparto pubblicità, ed esempio, hanno bisogno di toner che rendono di più con copertura più alta.

Di seguito puoi scaricare il Report per calcolare i volumi di stampa e il costo dei toner.

Ottimizza lo spazio e condividi le risorse

Se riorganizzi le apparecchiature hardware di stampa, condividendo ad esempio la stessa apparecchiatura tra più reparti, puoi liberare dello spazio e ottimizzare le risorse.

Per esempio, i reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali, mentre, per l’ amministrazione, potrebbe bastare una stampante in bianco e nero.

Di seguito hai due situazioni che riguardano lo stesso ufficio. Come puoi vedere, alcuni reparti hanno diversi dispositivi, non utilizzati e poco condivisi. A seguito dell’ottimizzazione dello spazio, nei vari reparti hai meno stampanti e più condivisione.

Ottimizza il numero di fornitori

Più fornitori hai, maggiore è la spesa. ? conveniente adottare un criterio di stampa centralizzato che consente una visione complessiva dei costi aziendali. La mancanza di questo controllo rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware.

Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa

? necessario scegliere il dispositivo adatto ai tuoi requisiti. Ti consiglio la lettura di questo articolo per scegliere la tua stampante in azienda.

Come individuare i costi di stampa: le soluzioni Xerox

Xerox ha implementato in alcune stampanti le soluzioni “SMART”. Servizi che permettono un’ottimizzazione dei processi di stampa. Grazie a questi servizi puoi controllare:

• la reportistica sui volumi, stampa un report che indica il numero di copie che sono state fatte, da chi, il numero di fogli, il colore e la grandezza della carta.
• la gestione automatica del toner. Xerox Supplies Services, ti aiuta nella gestione dei toner o inchiostri in esaurimento. In automatico invia una notifica al tuo fornitore di fiducia non appena la stampante richiede una sostituzione del toner o inchiostro o di un intervento di assistenza.
• l’amministrazione in real time della stampante connessa al tuo pc.

Di seguito ti mostro un video tutorial di come raggiungere la pagina di amministrazione della tua stampante. Il modello preso in esame è una stampante laser a colori Xerox Phaser 7100.

Xerox e il servizio di stampa gestito MPS

Capire i costi di stampa ti permette di progettare una soluzione di stampa in grado di ridurre i costi e le inefficienze. I servizi di stampa gestiti, denominati MPS, permettono di ottimizzare i processi di stampa. Tramite un’applicazione interattiva basata sul web puoi:

1. monitorare l’ambiente di stampa e utilizzare i miglioramenti dei processi in corso per risparmiare tempo e denaro.
2.  identificare e risolvere in modo proattivo eventuali problemi di stampa e rifornire le stampanti appena si manifesti una mancanza di consumabili.
3.  sorvegliare, gestire e ottimizzare la produzione totale di stampa a prescindere dalla marca.
4.  fornire una strategia per ridurre il numero e i tipi di dispositivi di stampa.
5.  ridurre l’impatto ambientale stampando meno carta e consumando meno energia.

Il servizio di stampa gestito MPS può aiutarti a migliorare e semplificare i processi di business quotidiani.

Le conclusioni

I costi di stampa sia diretti che nascosti possono incidere in modo sensibile nel bilancio aziendale. In questo post ti ho suggerito 5 mosse per individuare e ridurre la spesa per stampanti e consumabili.

Il conteggio dei volumi di stampa, l’utilizzo ottimale dei toner e la scelta del dispositivo ideale sono alcuni step che devi eseguire per far risparmiare la tua impresa.