Fatturazione elettronica e conservazione a norma
Fatturazione elettronica tra imprese private, conservazione elettronica a norma, gestione delle informazioni aziendali e dei processi sono elementi fondamentali che un’azienda deve sapere gestire al meglio.
AGGIORNAMENTO: Dal 1 Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra privati (B2B e B2C). Dal 1 Luglio 2018 è diventata obbligatoria per i subappalti nell’ambito di appalti pubblici e per gli acquisti di carburanti per autotrazione.
Aggiornamento Aprile 2018
E’ stata pubblicata dalla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea l’autorizzazione per l’Italia all’obbligo esteso di fatturazione elettronica. La valutazione dei costi e benefici della fattura elettronica avverrà nell’arco dei tre anni (1° luglio 2018 – 31 dicembre 2021).
Al termine del periodo, andrà misurata e valutata l’efficacia della manovra: lotta contro le frodi; semplificazioni nella riscossione; incidenza della misura sui soggetti passivi Iva; variazione di oneri e costi amministrativi; che influiranno sulla concessione di un’eventuale proroga.
Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica indica una fattura in formato digitale. E’ un documento che nasce, viene trasmesso e conservato, dall’emittente e dal ricevente, in formato digitale, o .XML. Ad oggi ci sono due modalità di fatturazione:
- verso la Pubblica Amministrazione (resa obbligatoria dal 2015);
- tra aziende private (facoltativa dal 1 Gennaio 2017).
Vediamo le differenze.
La fatturazione elettronica in Italia
L’Italia è l’unico Paese in Europa che ha adottato l’obbligatorietà di fatturare in formato elettronico nei confronti della Pubblica Amministrazione. Dal 1 Gennaio 2017, in modo facoltativo, le aziende possono inviare e ricevere fatture in formato elettronico (DL 127/2015).
Dal mese di Aprile 2017 è stato proposto, dal Ministro dell’Economia Pier Carlo Padoan, di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica anche nel settore privato, dopo quello Pubblico. Il tutto per rendere più efficace ed efficiente lo strumento nel recupero del gettito evaso in materia di IVA.
Le scadenze
Il processo di Digital Transformation è iniziato nel 2015 con l’obbligo per le imprese di utilizzare la fatturazione elettronica per i servizi alla Pubblica Amministrazione. Il decreto (Legge di Bilancio 2018) rende obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati, ovvero tra le imprese e verso gli acquirenti. L’adozione obbligatoria della fatturazione elettronica è prevista con le seguenti scadenze:
- 1 Gennaio 2017: la fatturazione elettronica B2B è diventata un’opzione facoltativa. Le aziende private che non adotteranno la fatturazione elettronica saranno comunque obbligate a ricevere la fattura in formato elettronico anche senza aver espresso il consenso;
- 1 Luglio 2018: imprese che operano nel settore della cessione di benzina gasolio e subappalti nell’ambito di appalti pubblici;
- 1 Gennaio 2019: obbligo di fatturazione elettronica per le imprese private. Sono esclusi i contribuenti che rientrano nei vecchi minimi e nel regime forfettario e le cessioni di beni e prestazioni di servizi da e con soggetti esteri.
In seguito un’immagine riassuntiva delle scadenze normative.
Le differenze tra fattura elettronica B2B e fattura elettronica PA
La fatturazione elettronica B2B e PA utilizzano lo stesso formato .XML. Le uniche differenze si presentano a livello di compilazione:
- al posto del codice IPA, nel campo “destinatario” della fattura B2B, si deve inserire l’identificativo a 7 cifre dell’intermediario o dell’azienda accreditata;
- il campo “PEC del destinario“, nella fattura B2B, si compila con il domicilio fiscale elettronico.
Oggi i sistemi che trasmettono/ricevono la fattura elettronica, sono già aggiornati per gestire il “nuovo” formato.
I vantaggi della fattura elettronica
La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole, in termini di costi e di tempi, dovuto alla maggiore efficienza dei processi. Per favorire l’implementazione del sistema il decreto legislativo ha previsto una serie di incentivi e di vantaggi:
- l’abolizione dello spesometro, che prevede l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate tutte le operazioni soggette all’emissione di fattura e quelle di più rilevante entità che non prevedono fattura, soggette a scontrino fiscale;
- l’abolizione degli obblighi di comunicazione relativi alle cosiddette “black list”(art. 50, comma 6, D.L. n. 331/1993), riguardanti prestazioni di servizi intercorse con soggetti o imprese fiscalmente domiciliate in nazioni a fiscalità privilegiata;
- l’esecuzione in via prioritaria dei rimborsi IVA, anche in assenza dei requisiti previsti, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
- semplificazioni sui controlli fiscali: un decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze introdurrà novità e semplificazioni. I controlli potranno essere effettuati da remoto, riducendo gli adempimenti dei contribuenti ed evitando di ostacolare lo svolgimento delle loro attività.
Per ottenere i vantaggi fiscali nel 2018 è necessario esercitare l’opzione premiale entro il 31/12/2017 (comunicazione all’Agenzia delle Entrate).
Come conservare a norma un documento informatico
La conservazione elettronica a norma è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare il valore legale ai documenti informatici, nel tempo. Un documento sottoscritto con firma digitale (come la fattura elettronica) ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia modificato dopo l’apposizione della firma. Per procedere alla conservazione bisogna rispettare le regole dettate dal DPCM del 2013:
- Applicare firma digitale al documento: la firma digitale garantisce l’integrità del documento. E’ un file di testo che contiene nome, cognome, codice fiscale e data di nascita della persona fisica. La firma digitale può essere di tipo PADES o CADES.
- Applicare marca temporale. Riferimento temporale con data certa opponibile a terzi.
Tutti i documenti informatici devono essere, in modo obbligatorio, conservati in modo digitale.
La firma digitale: CADES e PADES
La firma digitale CADES è un file con estensione .p7m che “racchiude” qualunque oggetto informatico: file di tipo word, video, etc. Utilizzando questa tipologia di firma non è possibile modificare il file firmato. Infatti nel momento in cui si modifica, anche solo 1 bit, il sistema rileva una corruzione del file e il documento non ha più valore legale.
La firma digitale PADES è un file con estensione .pdf . A differenza della firma CADES, che firma qualsiasi tipo di documento informatico, questa firma racchiude solo i documenti in formato PDF. E’ possibile invece dichiarare quali sono le parti modificabili senza invalidare il valore del documento stesso.
La conservazione delle email PEC
Il valore legale dell’email PEC è il combinato tra:
- la conservazione dei log e dei messaggi PEC da parte del gestore. (I gestori hanno l’obbligo di conservare i messaggi d i log per 30 mesi);
- la validità del certificato di firma digitale. (La scadenza della firma digitale invece è a 36 mesi).
Ne consegue che la conservazione digitale è l’unico mezzo per garantire la continua disponibilità nel tempo, di una copia non alterabile del messaggio in forma elettronica e della relativa firma.
Il servizio IX-PEC per conservare le email PEC
IX-PEC è il servizio web che permette l’archiviazione automatica delle email PEC e la loro conservazione a norma. In seguito le principali funzionalità:
- archivia le mail PEC e le organizza in automatico dopo l’invio o, per quelle ricevute, inserendole in una cartella “da archiviare”;
- organizza l’archivio in semplici cartelle suddivise per Casella di posta/anno/in-out. Ogni mail PEC archiviata può essere arricchita di note e allegati;
- ricerca le mail sia per contenuti che per indici di classificazione (mittente destinatario, oggetto, data) attraverso il campo di ricerca;
- conserva le mail PEC.
La gestione dei processi e delle informazioni aziendali con ARXivar
La digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione del documento nativo digitale ha portato in tempi brevi alla trasformazione della Gestione Documentale in Gestione dei Processi documentali o, come spesso si sente dire, di Workflow Management. Con un sistema documentale come ARXivar puoi coordinare tutto questo.
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