ARXivar il software automotive per gestire l’informazione

La perdurante crisi economica ha colpito in modo radicale il settore Automotive, evidenziando in modo netto alcune tendenze nel campo della produzione dei veicoli, nel modo di acquisto e nel modello organizzativo della rete vendita.

Passare da Offline a Online

Cosa viene richiesto oggi ad un imprenditore del settore Automotive? Così come l’automobile sta evolvendo anche l’imprenditore che deve affrontare la sfida delle nuove forme di tecnologie deve prendere in considerazione alcuni punti nodali:

  • gestire la complessità della propria struttura con strumenti adeguati, per offrire una risposta rapida e strutturata al proprio interlocutore;
  • gestire la propria presenza Web;
  • dialogare in modo strutturato con i canali social;
  • essere sempre on line per non perdere opportunità di vendita;
  • fidelizzare i propri clienti con servizi e prodotti.

I dati sono il nuovo oro

Il possesso e il trattamento efficace e tempestivo dei dati è diventato vitale per l’Azienda. Le stesse Case Madri ne fanno un oggetto di discrimine nell’erogazione degli incentivi. L’organizzazione, la sicurezza del trattamento, la condivisione con il gruppo di lavoro, la velocità di consultazione sono tutti aspetti da considerare nella scelta degli strumenti organizzativi per la propria Azienda.

ARXivar come software automotive per i Dealer del settore 

Atc Service si propone come rivenditore autorizzato del sistema di gestione documentale ARXivar. La piattaforma di Information & Process Management permette una gestione paperless delle pratiche auto e l’ottimizzazione di tutte le fasi dei processi tipici del settore.

L’archiviazione è organizzata in modo da aggregare i documenti attinenti ad uno stesso oggetto, per facilitarne la ricerca e la visualizzazione (Gestione dei fascicoli).

Qualsiasi documento proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità etc.) può essere archiviato, incluse le informazioni destrutturate ricevute via mail e mail PEC.

 Il software automotive di gestione documentale secondo ARXivar

ARXivar permette inoltre l’acquisizione tramite scanner di documenti cartacei.

  • Dematerializzazione documentazione attiva e passiva.
  • Dematerializzazione contratti vendita con ­firma digitale.
  • Archiviazione registro di magazzino.
  • Archiviazione registro stock area Nuovo e Usato.

Gestire il processo di vendita del nuovo e dell’usato

ARXivar permette di gestire tutte le fasi che compongono il processo di vendita di una vettura (dalla sottoscrizione del contratto di vendita alla consegna della vettura al Cliente).

Una cartellina di vendita virtuale contenente tutti i documenti utili alla vendita (contratto, documenti di identità del Cliente, documenti di pagamento, libretto di circolazione…), viene consegnata tramite Avviso sulla scrivania virtuale degli utenti coinvolti nel processo. Le varie attività sono guidate e monitorate.

Gestire le multe

Le multe, archiviate in modo digitale, sono consultabili in pochi click e tutti i documenti che compongono la pratica sono associati tra loro (multa, lettera di notifica alle autorità, contratto di noleggio nel caso in cui la multa riguardi una vettura concessa a noleggio, il verificato di proprietà nel caso di usato, la ricevuta di ritorno di invio raccomandata, la ricevuta di pagamento nel caso in cui la multa debba essere pagata…). Le scadenze di pagamento vengono noti­ficate a chi di dovere tramite mail o pop-up.

Gestire la richiesta di acquisto (RdA)

Attraverso un processo dedicato, ogni spesa passa dalla formalizzazione di una richiesta e dalla relativa autorizzazione del Responsabile di Settore e della Direzione, e tutta la documentazione (richiesta d’acquisto, ordine, preventivo, allegati vari, bolla, fattura) è sempre associata e consultabile. L’Ufficio Acquisti ha sempre sotto controllo lo stato degli ordini in corso e i budget di spesa, mentre l’amministrazione è facilitata nel processo di pagamento della fatture fornitori.

Gestire i reclami

La corretta gestione di un reclamo, oltre a salvaguardare la reputazione, può diventare un’opportunità di miglioramento dell’organizzazione aziendale. ARXivar gestisce il reclamo del Cliente secondo i requisiti richiesti dalla norma ISO 9001. Il processo considera e gestisce anche le pratiche di reclamo affidate al Legale del Dealer.

Tutti i documenti che compongono la pratica di reclamo sono associati tra loro e ogni attività di processo viene assegnata agli utenti coinvolti tramite appositi task.

Referenze

 

E tu? Hai già adottato un sistema di Gestione Documentale? Come gestisci i tuoi processi?

Atc Service si propone come rivenditore ARXivar, piattaforma di Information & Process Management.

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