Cos’è la Digital transformation e perché è importante per le imprese?
La digital transformation sta cambiando il volto della realtà aziendale. Ha modificato gli aspetti strutturali delle organizzazioni complesse, le logiche di funzionamento delle imprese e i modelli di business.
La tecnologia, allo stesso tempo, ha mutato gli aspetti operativi, strategici e di governance, inducendo un netto cambiamento nelle logiche competitive del mercato. Ma qual’è il significato di Digital transformation e quali sono le tecnologie utili al suo supporto?
Cos’è la Digital transformation
Dalla definizione di Network Digital 360, il processo di Digital transformation fa riferimento all’opportunità di ridisegnare e migliorare i processi che governano il business, utilizzando una combinazione di diverse soluzioni tecnologiche.
Non è semplice capire cosa sia una Trasformazione digitale. Ogni impresa la interpreta un pò a suo modo. Alcune aziende la definiscono una strategia chiara con punti di arrivo a breve, medio e lungo termine, investono risorse e competenze, fanno un disegno organizzativo rivoluzionario.
Le conseguenze? Per le persone che lavorano all’interno delle organizzazioni i risultati sono molteplici. La digital transformation comporta la necessità di imparare nuove abilità, cambiare attitudini o addirittura la cultura aziendale.
L’infrastruttura ICT alla base della trasformazione digitale
Pressochè inutile idealizzare ed investire in soluzioni digital, se non si dispone di risorse informatiche e di telecomunicazione di eccellenza. Questo consente di unire i dati provenienti da sistemi diversi per consentirne l’analisi e il flusso di informazione in tutta l’impresa.
Se si vuole restare sul mercato, evolvere, crescere, si deve guardare tutto con occhi nuovi e mente aperta. Si deve essere pronti a rimettersi in gioco con nuove regole. Non si deve cercare di fare tutto da soli ma valutare con attenzione chi sia all’altezza di sfide importanti.
Come utilizzare le tecnologie digitali per ottimizzare il proprio business
La normativa italiana consente di sfruttare le tecnologie ICT a supporto delle relazioni tra clienti e fornitori. Oggi documenti come ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, DDT e fatture possono essere emessi, trasmessi e conservati in modalità del tutto elettronica. In seguito quattro esempi di processi e soluzioni digitali.
1. Dematerializzazione dei documenti
Con il termine “dematerializzazione” si fa riferimento alla procedura in grado di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali. Nella maggior parte dei casi il processo si conclude con la conservazione digitale.
Per raggiungere l’obbiettivo di dematerializzazione le imprese possono sfruttare il software di gestione documentale ARXivar.
Gestione documentale: cos’è?
Un sistema di gestione documentale (Document & Process Management) è un sistema che converte i documenti interni (come email, fatture, contratti, DDT) in risorse digitali. Può essere impiegato in qualunque ambito aziendale. Grazie a un sistema di questo tipo, è possibile gestire, organizzare, condividere e archiviare i documenti in azienda, in modo che siano sempre reperibili da ogni dispositivo.
2. Posta Elettronica Certificata (PEC)
I documenti relativi ai contribuenti devono essere inoltrati via PEC (D.L. n. 193/2016). Il Legislatore suggerisce di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza degli articoli del Codice Civile.
IX-PEC è la soluzione in Cloud per gestire le email PEC, maggiori approfondimenti al seguente articolo: “Come fare la conservazione sostitutiva delle email PEC“.
Come gestire in modo sicuro la posta elettronica della tua azienda
La posta elettronica è il principale mezzo di comunicazione utilizzato in azienda. Per memorizzare le email in un sistema sicuro puoi adottare soluzioni in Cloud, come Mailbox Exchange, che permettono di avere a disposizione l’archivio della posta su macchine potenti e sicure, alloggiate in ambienti protetti e manutenuti. Maggiori approfondimenti al seguente articolo: “10 motivi per adottare Microsoft Exchange Online in azienda”
3. Firma digitale e marcatura temporale
Per procedere al processo di conservazione a norma di qualsiasi documento informatico, si devono rispettare le regole dettate dal DPCM del 2013:
- applicare la firma digitale al documento informatico: la firma digitale garantisce l’integrità del documento. E’ un file di testo che contiene nome, cognome, codice fiscale e data di nascita della persona fisica.
- applicare la marca temporale. Riferimento temporale con data certa opponibile a terzi.
Quali sono gli strumenti che consentono la conservazione a norma dei documenti? IX.CE è il servizio, in Cloud, che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma. Garantisce:
- autenticità;
- integrità;
- affidabilità;
- leggibilità;
- reperibilità.
ai documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto (DPCM 3 Dicembre 2013). Per maggiori approfondimenti leggi l’articolo: “Come conferire valore legale ai documenti informatici nel tempo“.
4. Fatturazione elettronica
La fattura elettronica, entrata in vigore dal 1 Gennaio 2019, è diventata un obbligo per gli scambi commerciali B2B o B2C. La fatturazione in via elettronica comporta l’obbligo da parte delle aziende e dei professionisti di utilizzare documenti elettronici e non più cartacei. Tali documenti devono essere inviati all’Agenzia delle Entrate, che può quindi avere un maggiore controllo sui movimenti all’interno del territorio italiano.
Il software di gestione documentale ARXivar, integra in un’unica piattaforma le funzioni di:
- archiviazione;
- conservazione a norma;
- gestione dei processi aziendali.
Permette di gestire ogni fase della fattura elettronica, integrandosi con i servizi in outsourcing IX-FE (invio e ricezione), IX-CE (conservazione) e interagendo con lo SdI. Per maggiori approfondimenti sulle soluzioni, leggi l’articolo “Gestire la fattura elettronica PA e tra privati (B2B – B2C)“.
Questi quattro argomenti e la loro armonizzazione d’uso rappresentano una grande sfida per creare efficienza. Oltre a ciò, le aziende devono affrontare la costruzione di relazioni personalizzate e di valore con i propri Clienti e la gestione efficiente e sicura delle informazioni e delle comunicazioni, elementi essenziali di un processo di Digital transformation.
I vantaggi di un processo di Digital transformation in azienda
Secondo uno studio condotto dall’istituto di ricerca IDC e promosso da SAP (società specializzata in soluzioni informatiche), le imprese che intraprendono un percorso di innovazione digitale, risconterebbero importanti benefici:
- nelle vendite, attraverso la costruzione di relazioni solide tra Azienda e Cliente;
- nella produttività dei dipendenti: le nuove tecnologie che si basano su Cloud, mettono a disposizione degli utenti strumenti sicuri e affidabili, facendoli diventare parte di una squadra in tempo reale nella condivisione e nella gestione dei file;
- nell’accesso alle informazioni: i processi diventano così più veloci e più efficienti. Si pensi ad esempio al processo di approvazione con firma digitale o di reale condivisione di un’attività all’interno del proprio team di lavoro;
- a livello di sicurezza dei dati: attraverso soluzioni come il backup e il ripristino, i dati sono protetti a livello globale.
Come affrontare la Digital transformation in azienda. Le conclusioni
La Digital Transformation è uno dei temi più attuali per i Manager delle aziende. In questo post ho definito cos’è un processo di trasformazione digitale e gli strumenti che possono aiutare le imprese ad affrontare questa innovazione tecnologica. Ora tocca a te. Hai già pensato a come affrontare questo passaggio nella tua azienda?
Prossimi articoli:
