Come gestire il fido cliente in 5 mosse con OndaiQ

La gestione del fido cliente nasce dall’esigenza di controllare l’esposizione finanziaria di un cliente nei confronti dell’azienda. In questo post ti spiegherò i cinque passaggi per utilizzare il software gestionale OndaiQ per gestire questo tipo di operazione.

1. Imposta i parametri di default del Fido Cliente

Il primo passo da effettuare sarà quello di impostare i valori che verranno proposti come default, attraverso la maschera Parametri Fido Cliente. Questi dati potranno comunque essere personalizzati per ogni cliente.

All’interno della maschera è presente una prima sezione “Nello scoperto Fido Considera” nella quale definire i documenti che devono concorrere al calcolo dello scoperto dei clienti.

La seconda sezione “Valori Minimi” dà la possibilità di definire gli importi del fido che l’azienda concede ai clienti.

La sezione Valori Minimi della maschera Parametri Fido Cliente

La sezione “valori minimi” della scheda “Parametri Fido Cliente” è composta da:

• Massimo Fido: è il massimo valore del fido a cui i clienti possono accedere sommando tutti i totali delle voci selezionate nel primo riquadro. Se in fase di registrazione di documenti di vendita la somma degli importi risulta maggiore o uguale all’importo indicato nel campo, l’applicativo visualizzerà un messaggio di superamento fido.
• Massimo Importo Ordine: indica l’importo massimo dell’ordine cliente che l’azienda è disposta ad accettare. Se al momento della registrazione di un ordine da cliente, il totale delle righe risulta maggiore o uguale all’importo indicato, il programma provvederà a segnalarlo.
• Massimo Importo Fattura: indica l’importo massimo della fattura che l’azienda è disposta ad emettere per quel cliente. Se al momento della registrazione di una fattura emessa il totale delle righe risulta maggiore o uguale all’importo indicato, il programma provvederà a presentare una finestra di segnalazione.
• N° Giorni Aggiornamento: indica la frequenza con la quale deve essere eseguito l’aggiornamento degli importi. Se viene inserito un valore uguale a zero l’applicazione proporrà la richiesta di aggiornamento ogni volta che verrà movimentato il cliente soggetto al Fido.
• Bloccante: questa casella di controllo determina il comportamento dell’applicazione nel caso in cui un cliente superi il valore di fido. Se la casella non viene selezionata si visualizza solo un messaggio di avviso prima di procedere al salvataggio.

In caso sia attivo il programma non permetterà di procedere al salvataggio di alcun documento di vendita che determini il superamento dello scoperto.

Attivando il parametro “considera data presunta consegna nelle righe dell’ordine” è possibile filtrare gli ordini, da considerare nell’aggiornamento Fido, partendo dalla data di presunta consegna più un eventuale periodo di ritardo da indicare nel campo “giorni”.

2. Seleziona i Clienti da gestire

Una volta impostati i parametri di default, bisogna personalizzare per ogni cliente i limiti del Fido concesso. Tale operazione si effettua dalla maschera “Fido Clienti”. Nella sezione di testa si dovrà indicare l’anagrafica cliente di riferimento. Verranno poi proposti in modo automatico le impostazioni di default definite nei parametri; questi valori potranno essere personalizzati per l’anagrafica in esame. Nella sezione finale della maschera vengono visualizzati l’ammontare dell’effettivo scoperto del cliente calcolato alla data dell’ultimo aggiornamento presente sulla maschera.

3. Manutenzioni del Fido Cliente

Per effettuare le manutenzioni sul Fido si accede alla maschera “Imposta Fido clienti” da cui si gestisce e controlla in maniera veloce la situazione di tutti clienti in relazione al Fido. Si possono impostare i filtri per visualizzare tutti i clienti, quelli senza Fido o i clienti con Fido.

Per i clienti soggetti a Fido sono visualizzati i parametri personalizzati impostati in precedenza; si procede alla modifica direttamente da qui, selezionando la riga del cliente, premendo il tasto modifica e successivamente sul tasto salva

Da questa maschera è anche possibile, con la stessa operatività descritta prima, configurare il fido per i clienti finora non gestiti. Premendo il tasto destro del mouse,  è possibile esportare i dati del cliente su un foglio di lavoro Microsoft Excel o richiamare l’anagrafica clienti associata.

4. Aggiorna lo Scoperto del Fido Cliente

È possibile effettuare l’aggiornamento della situazione del fido in due modi, uno semi-automatico e l’altro manuale.

• In modo manuale. Si effettua accedendo alla maschera “Aggiorna Scoperto Fido”. Si può scegliere di ricalcolare il fido su tutti i clienti (opzione di default) oppure su uno solo, selezionando il pulsante associato. Nel secondo caso, per definire il cliente occorre digitare il nome o la partita IVA nel campo relativo, oppure sceglierlo dall’elenco; una volta selezionato compaiono i dati anagrafici completi, la data di Ultimo Aggiornamento e il Totale Scoperto.
  L’operazione viene effettuata facendo clic sul bottone Avvia, ed aggiorna anche la data di “ultimo aggiornamento”.
• In modo semi-automatico. Durante l’inserimento di documenti attivi vengono eseguite alcune operazioni inerenti al fido. Una volta inserito il cliente, la procedura propone il messaggio “il fido per il cliente selezionato risulta da aggiornare. Attenzione l’operazione di aggiornamento potrebbe durare qualche minuto. Proseguo?” . Se si risponde di si la procedura effettua il ricalcolo. In caso di superamento del fido, viene presentato un avviso.

In fase di salvataggio vengono controllati i valori di Totale Ordine e Totale Fattura con successivo ricalcolo del fido. Se il documento appena inserito provoca il superamento dei limiti accordati viene presentato un avviso. In presenza di flag Bloccante attivo non viene permesso il salvataggio del documento e la sua emissione.

5. Stampa la situazione del Fido Cliente

La richiesta limiti permette di lanciare due tipi di stampe. Una è in formato semplice e la seconda è in formato dettagliato. La richiesta limiti permette di filtrare per :

• Cliente
• Categoria Cliente.
• Massimo Fido, Fido Ordini, Fido Fatture.
• Massimo Scoperto.
• % di Rischio: filtra tutti i clienti che a fronte di un ‘Totale Importo Scoperto’ si avvicina di una determinata percentuale a ‘Massimo Fido’.